Все, що потрібно знати про службові записки. Класифікація, правила оформлення, приклади

Службова записка належить до одним із найбільш затребуваних видів документів сучасного діловодства. Вона виконує функцію взаємодії між керівництвом компанії, структурними підрозділами та співробітниками організації. Написання службової записки вимагає дотримання певних правил щодо її змісту та оформлення. Дотримуючись цих вимог, ви завжди зможете ефективно донести інформацію до колег та підлеглих.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

Навіщо потрібні службові записки?

Службова записка належить до групи інформаційно-довідкової документації. Головне призначення цієї групи - обмін інформацією між підрозділами компанії та її співробітниками. Необхідність у складанні такого офіційного листа виникає у кількох випадках:

коли необхідно оперативно повідомити певну посадову особу про проблему;

щоб внести пропозиції щодо усунення цієї проблеми;

щоб узгодити заплановані дії;

Крім того, серед цілей такого листа може бути запит інформації, надання інструкцій або повідомлення. Вона необхідна, коли у співробітника виникає потреба пояснити чи узгодити з колегами чи керівництвом аспекти ділових питань. У ситуації, коли усного спілкування замало, а повідомлення необхідно задокументувати, складають офіційний письмовий документ.

Зазначимо, що цей вид документації не включено до Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД). Інформація, включена до нього, неспроможна містити розпоряджень чи наказів. Чинне законодавство не передбачає певних вимог до подібних офіційних паперів. Порядок їх оформлення має враховувати специфіку організації. Як правило, його закріплюють у локальному нормативному акті компанії, що регламентує діловодні процеси. Таким актом, наприклад, може бути .

Чим відрізняються службові, доповідні та пояснювальні записки?

Документ складають у вільній формі, дотримуючись загальних правил оформлення офіційної документації. Орієнтиром у тому як писати посадовий лист для будь-якого співробітника може бути такий локальний нормативний акт, як інструкція з діловодства.

Серед загальноприйнятих вимог – дотримання наступної структури:

Виклад причин складання, фактів та подій, що ініціював її написання;

Аналіз проблемної ситуації (за наявності) та пропозиція шляхів виходу з неї;

Викладення конкретних висновків, формулювання прохань та пропозиція конкретних дій;

Що ж до стилю викладу інформації, рекомендується використовувати , уникати зайвої багатослівності, не використовувати складні мовні звороти. Дотримання цих правил дозволяє коротко і сутнісно викласти суть ситуації.

У тексті не використовують привітання та завершальні побажання. Лист закінчують словами: «Вважаю... (необхідним, доцільним тощо)», «Пропоную...», «Прошу... (виділити, направити і т. п. або зробити необхідні висновки)»

Як скласти посадовий лист?

Як і будь-який інший офіційний документ, службовця оформляють на аркуші А4. Вона може бути написана від руки, так і надрукована на комп'ютері. У будь-якому випадку, підпис укладача має бути власноручним.

Зміст	Назва поля
ПІБ особи та її посада, назва структурного підрозділу. (Якщо офіційний папір адресований посадовій особі, прізвище поміщають після ініціалів. Посада адресата вказується в давальному відмінку, назва структурного підрозділу — в називному).	Адресат
ПІБ укладача та його посада, назва структурного підрозділу. (Якщо у написанні брала участь група людей, укладачем є представник ініціативної групи або керівник відділу. Перелік співробітників можна навести в останньому абзаці. Листок з підписом укладачів оформляється як додаток).	Упорядник
Доповідна, посадова чи пояснювальна.	Назва документу
Вихідний номер і буквене позначення виду документа	Реєстраційний номер
Дата підписання арабськими цифрами із дотриманням послідовності: день, місяць, рік.	Дата
Починається прийменником «Про» або «Про», включає короткий зміст. (У заголовку не використовують дієслівні конструкції, краще скористатися віддієслівним іменником у прийменниковому відмінку).	Заголовок до тексту
Розкриття суті проблемного питання чи опис ситуації, висновки та пропозиції. (Допускається використання текстового та табличного варіанта викладу або їх поєднання).	Текст
Відмітку про наявність програми, згаданої у тексті, оформлюють так: Додаток: на 3 л. в 1 екз. (Якщо є якісь додатки, не названі в тексті, необхідно вказати їх найменування, кількість аркушів та кількість екземплярів).	Перелік додатків
Посада укладача, особистий власноручний підпис та його розшифрування: прізвище, ім'я, по батькові.	Підпис укладача

Оформлення службової записки за гостем: зразок із поясненнями

В даний час російське законодавство не містить жодного нормативно-правового акта, що регламентує вимоги до змісту посадового листа та його оформлення. Раніше діловод міг розрізняти посадові листи, керуючись визначеннями Короткого словника видів та різновидів документів (розроблений Головархівом Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи):

Посадове - інформує про виконання певних робіт, направляється однією посадовою особою іншому;

Доповідне — адресоване вищому керівництву, викладає питання з висновками та пропозиціями укладача;

У чинному Загальноросійському класифікаторі управлінської документації ОК 011-93, затвердженому Постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 N 299 (ЗКУД) службова записка відсутня як самостійний вид. Є лише згадка про доповідну. При цьому вона згадується у зв'язку з порушенням трудової дисципліни та має свій код уніфікованої форми N 0286041. Зазначається, що доповідна складається для інформування керівника організації керівником підрозділу про конкретну ситуацію для спонукання до прийняття управлінського рішення.

Проте, написання офіційних посадових листів повсюдно використовують у діловодної практиці. Для однотипності оформлення офіційної документації рекомендується керуватися вимогами "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів".

Цей ГОСТ зобов'язує діловода використовувати бланк офіційного посадового листа для його коректного оформлення та встановлює вимоги до таких бланків:

стандартний формат бланка - А4 (210 x 297 мм) та А5 (148 x 210 мм);

матеріал - білий папір або папір світлих тонів;

поля: праве — щонайменше 10 мм., ліве, верхнє, нижнє — щонайменше 20 мм.

При оформленні посадового листа на комп'ютері рекомендується використовувати шрифт Times New Roman, з кеглем від 12 до 14 пунктів та міжрядковим інтервалом від 1-1,5 пункту. Текст службовки має бути надрукований у чистовому варіанті: без помарок та виправлень. При оформленні тексту на кількох сторінках кожна з них має бути пронумерована, починаючи з другої сторінки. Для нумерації використовують арабські цифри без слова сторінка та розділових знаків. Номер проставляється у правій частині верхнього поля.

Обов'язковий склад реквізитів для правильного оформлення службової записки (див. зразок):

назву структурного підрозділу; - 1
найменування виду документа; - 2
дата створення; - 3
реєстраційний ідентифікаційний номер; - 4
заголовок до тексту; - 5
текст; - 6
дані адресата; - 7
власноручний підпис укладача (із зазначенням посади); - 8
візи погодження; - 9
резолюції. - 10

Приклад службової записки

Як пишеться службова записка у електронному вигляді?

Як реєструвати офіційні посадові листи?

Однією з основних функцій діловодства є забезпечення оперативного пошуку в документальній базі організації. Ця функція пов'язана з передачею документації від укладача до виконавця. Для того, щоб полегшити пошук серед величезного масиву офіційних паперів, як правило, використовуються реєстраційні форми.

Службова записка – це носій цінної організаційної інформації. Питання, викладене у ній, вимагає ухвалення певного адміністративного рішення керівництвом компанії. Рішення може бути оформлене у вигляді резолюції керівника чи його уповноваженого представника. Отже, службовці потребують реєстрації нарівні з іншими внутрішніми документами.

Документацію, дотримуючись порядку, прийнятого в організації. Правила оформлення посадового листа містять зразок ідентифікаційного номера, що присвоюється. Як правило, для його присвоєння використовується хронологічний порядок складання документації, літерне позначення виду та структурного підрозділу. Так, наприклад, внутрішньому документу може бути надано номер 0204-СЗ-ОП. Це говорить про те, що його порядковий номер у журналі — 204, він є службовкою, оформленою у відділі продажів фірми.

Реєстраційний номер може бути наданий як за місцем складання, так і за місцем отримання. Це має бути визначено чинною інструкцією з діловодства.

Розгляд зовнішньої службової записки: узгодження та резолюція

Мінімальний термін розгляду службових записок визначається внутрішнім нормативним актом організації. Зацікавлені особи вивчають документ, після чого проставляють на ньому візи узгодження. Після прийняття того чи іншого управлінського рішення щодо питання, висвітленого в ньому, керівник компанії виносить свою остаточну резолюцію з цієї проблеми. Це є кінцевим етапом процедури розгляду.

Дещо по-іншому відбувається процедура розгляду зовнішньої посадової кореспонденції. На відміну від внутрішньої, цей вид документації оформляється на фірмових бланках та підписується безпосередньо керівником підприємства. Повне найменування організації-адресату використовується згідно зі статутом.

Цей документ також передається на розгляд усім заінтересованим особам, які проставляють на ньому (або окремому аркуші-додатку) візи. Віза, як правило, складається з підпису та найменування посади візуючого співробітника, розшифрування (прізвище та ініціали), дати підписання. Якщо оригінал офіційного посадового листа планується залишити на зберігання в організації, яка є одержувачем, візу необхідно проставляти у нижній частині зворотного боку його останнього листа. Якщо ж оригінал повертається укладачеві, відмітка про узгодження повинна бути в нижній частині лицьової сторони копії. На розсуд підприємства (якщо це закріплено у локальних нормативних актах) візування може проводитися полистно, тобто. позначки проставляються кожному листі, включаючи додатки.

Якщо в адресата виникають зауваження, які він хоче викласти укладачеві службовця, це можна зробити на окремому аркуші, який підписується та згодом додається до основного документа.

Фінальним етапом розгляду, як і у випадку з внутрішньою службовою, є винесення керівником після прийняття того чи іншого адміністративного рішення. Резолюція може бути поставлена безпосередньо на оригіналі або бути оформлена на окремому аркуші. Вона містить відомості про виконавців (прізвища, ініціали та посади), зміст доручення (за наявності), строки виконання, підпис керівника та дату винесення резолюції.