Уніфікована форма наказу Т-6 щодо надання відпустки працівникові
Кожен трудящийся, пропрацювавши півроку для підприємства, може претендувати на відпустку. Ця дія оформляється наказом Т-6 чи Т-6а. Відпустка – це соціальна гарантія держави. Усі пов'язані з нею питання регламентують статті 114-128 ТК РФ.
При виході у відпустку за трудівником зберігається його робоче місце та середня зарплата, яка йому виплачується напередодні відпочинку у вигляді розрахованої суми.
Загальна інформація
Для оформлення гарантованого відпочинку працівнику у діловодстві використовують уніфіковані форми, затверджені Держкомстатом у постанові №1 від 05.01.04.
Розпорядження про надання відпочинку - це обов'язковий папір. Відповідальні співробітники використовують його дані для розрахунку суми відпускних, внесення інформації та особовий рахунок.
Документ повинен складатися не пізніше ніж за 2 тижні до відходу працівника у відпустку. Цей термін законодавчо закріплено. Він необхідний для нагадування працівникові про майбутню подію, щоб не забув про неї і заздалегідь підготувався.
Форму наказу про надання відпустки затверджено законодавством. Роботодавець має право змінити структуру документа, при цьому основні реквізити мають бути збережені. Коригування слід закріпити у внутрішньому нормативному акті підприємства.
Бланк Т-6 призначений для відправки на відпочинок однієї людини, якщо у відпустку йде група працівників, що застосовують форму Т-6а. Наказ оформляє кадрова служба. Відповідальність за його розробку покладається на співробітників даного відділу чи іншу уповноважену особу.
Наказ складають виходячи з графіка відпусток форми Т-7 і заяв від трудящих.
До розпорядження можуть бути додані підтверджуючі папери:
- повідомлення-виклик з освітньої установи;
- листок непрацездатності;
- довідка про народження дитини;
- документ, що підтверджує стаж;
- інші.
Наприклад, локальним актом організації передбачено п'ять днів оплачуваної відпустки у зв'язку з тяжкою хворобою або смертю близького родича. Співробітник при цьому має пред'явити документ про смерть або медвисновок.
Коли потрібно оформляти документ?
Оформлення відпустки працівнику включає такі етапи:
- складання графіка відпусток;
- написання працівником заяви;
- підготовка наказу (на підставі та заяви);
- розрахунок належних виплат.
Наказ Т-6 вказує на законність відсутності працівника на роботі. Він оформляється для наступних видів відпусток:
| Основний оплачуваний | Він надається щорічно і складається з 28 календарних днів, з яких виключаються свята. Право на цей вид відпочинку мають усі співробітники, а прийняті у поточному році – після 12 місяців трудової діяльності. Скористатися правом на відпустку працівник має право і раніше, ніж мине цілий рік роботи. Однак при цьому днів відпустки буде менше. Вони розраховуються пропорційно до відпрацьованого часу. На відпочинок працівник може розраховувати, відпрацювавши півроку. До закінчення шести місяців заява на відпустку має право подати такі особи:
|
| Додатковий | Надається певним категоріям трудящих:
|
| Відпустка без оплати | Надається за заявою співробітника з особистих причин. Він не оплачується, але дозволяє людині зберегти у себе робоче місце. |
Для всіх перелічених видів відпочинку складається форма Т-6. Документ підписує керівник та ознайомлений зі змістом працівник. Папір є обов'язковим для виконання обома сторонами.
Якщо у відпустці працівник захворів, то відпочинок йому продовжують на день хвороби. У цьому обов'язково наявність листка непрацездатності.
Заповнення форми наказу про надання відпустки
Складається 1 екземпляр розпорядження.
Форма наказу про надання відпустки містить 3 частини:
- заголовна, включає інформацію про реквізити роботодавця та первинні дані розпорядження;
- змістовна, розкриває суть паперу;
- що оформляє, підтверджує законність наказу.
У верхній рядок бланка вписується найменування організації або ІП, нижче номер і дата заповнення.
Далі йдуть дані працівника:
- повністю ПІБ;
- табельний номер;
- структурна одиниця;
- посаду.
Нижче в документі є три розділи:
Розпорядження підписує керівник та працівник після ознайомлення. До наказу прикладають записку-розрахунок. У ній відображено обчислення середнього заробітку співробітника та суми відпускних, покладених трудівникові, що йде у відпустку.
Розділи уніфікованого бланку
Форма Т-6 складається з кількох розділів:
| Найменування та коди організації | Шапка кожного документа, в т. ч. наказу на відпустку, містить назву підприємства, шифр за Загальноросійським кодифікатором суб'єктів господарювання () і за класифікатором управлінських документів (ОКУД). |
| Інформація про співробітника | Ця частина включає персональну інформацію про працівника: ПІБ, записане в давальному відмінку, номер по табелю. |
| Структурна одиниця, професія, посада | Тут відображають назву підрозділу, в якому людина працює. Це може бути цех, відділ, філія тощо. буд. Також відбивають професію. Усі відомості вказують у називному відмінку. Скорочення у словах не допускаються. |
| Відпрацьований період, за який оформляється відпустка | Відлік часу, протягом якого трудівникові покладено відпочинок, починається з його надходження працювати. Кожен наступний розпочинатиметься з аналогічної дати у наступних роках. |
| Основна відпустка | У бланку розпорядження чергову відпустку зазначають у розділі «А». Тут відображають дати початку та завершення відпочинку та кількість днів. Зазвичай воно дорівнює 28, але може бути більше (для певних груп осіб) або менше, наприклад, при розподілі відпустки на частини або її наданні до того, як співробітник пропрацював у компанії менше року. |
| Додаткова відпустка | Дані про нього вписують розділ «Б» наказу. Відображають кількість днів відпочинку, дати відпустки та її закінчення, вид відпочинку: оплачуваний, пільговий, без оплати, студентський тощо. |
| Усього відпустка | Це розділ "В". Він відображає сумарну кількість днів відпочинку, що вийшла з кількості днів, зазначених у пунктах «А» та «Б» та його дати. |
| Підпис начальника | У відведеній графі розписується директор чи уповноважений цього працівник. Ставиться посада та розшифровка підпису. |
| Дата наказу | Вноситься арабськими цифрами та відповідає даті, коли уніфікована форма підписана. |
| Номер наказу | Осередок заповнюється після обліку форми Т-6 у журналі розпоряджень фірми. |
| Підпис працівника | За два тижні до відпустки працівник ознайомлюється з наказом і після цього ставить на ньому свою візу. |
Хто підписує розпорядження
Розпорядження про надання відпочинку підписує керівник фірми чи особа, уповноважена цього. Директор може поставити негативну резолюцію чи підтвердити свою згоду підписом. Він має право підправити деякі позиції документа, якщо має заперечення.
Після затвердження начальником наказ отримує юридичну силу і поправки до нього вносити не можна. Усі зміни мають оформлятися заздалегідь.
Завізований керівником документ можна виправити лише одним способом: скасувати його наказом та підготувати інший. Наприклад, якщо співробітник у заяві попросив перенести відпустку з вагомих підстав, то первісний документ не виправляють, а замінюють новим. Друк на документ не ставиться.
Завантажити бланки Т-6 та Т-6а можна з інтернету, їх зразки наведено також у Постанові Держкомстату №1 від 05.01.03. Їх можна переглянути та зберегти на комп'ютері в текстових редакторах MS-Word.
Зберігання документа
Накази на відпустку мають зберігатися у структурних підрозділах, відповідальних за кадрове діловодство організації. Наприклад, у відділі кадрів. Розпорядження на відпустку вшивають у спеціальні папки, призначені для зберігання паперів за особовим складом.
На багатьох підприємствах є архіви. Вони справи потрапляють із підрозділів компанії. Зберігатися наказ має протягом п'яти років.
Отже, при оформленні наказу на надання працівнику відпустки важливо правильно заповнити всі розділи документа, дотриматися всіх встановлених законодавством вимог: термінів підготовки форми, порядку складання та зберігання.
