Характеристика на працівника – основні правила складання, види та їх особливості, алгоритм написання + приклади та бланки для кожної ситуації

Характеристика з місця роботи не є пережитком минулого та затребувана у багатьох ситуаціях. Це особливий вид документів. Проте єдиного зразка написання не затверджено, незважаючи на важливість. Характеристика є оцінку працівника підприємства його безпосереднім керівником у письмовій формі. Співробітника характеризують за певними критеріями професійних та особистих якостей, описують трудовий шлях та участь у суспільному житті компанії.

Документ може бути складений на прохання працівника підприємства або на запит від зовнішніх джерел. Формальне ставлення роботодавця до написання характеристики позбавляє її індивідуальної належності та несе корисної інформації для адресата.

Основні вимоги до характеристики

Кадровики називають характеристику «рентгеном» співробітника, оскільки вона містить основні якості людини (особисті та ділові), професійні досягнення, подяки та нагороди.

При складанні характеристики враховують її призначення. Якщо подальшого кар'єрного зростання, слід відзначити професійні навички і ділові якості, прагнення працівника до розвитку. Правоохоронні органи та судові інстанції більше цікавляться особистісними якостями людини.

Документ завжди складається від третьої особи у минулому чи теперішньому часі (має, закінчив), а дії працівника не повинні коментуватися. У характеристиці мають бути сухий виклад факторів, без особистих висновків, оцінок та суджень. Упорядник має максимально об'єктивно викласти інформацію, виключивши емоції та особисте ставлення до працівника. Усунення буде найкращим «порадником» під час написання документа.

Правила складання документа

У процесі написання характеристики слід дотримуватись загальноприйнятих правил:

Використовувати аркуш формату А4;
Не варто застосовувати скорочення при написанні особистої інформації про співробітника та його посаду.
Основна частина повинна містити не лише інформацію про кар'єрне зростання в компанії, а й різноманітні досягнення людини. Важливо виділити яскраві моменти: робота над серйозними проектами, курування завдань, участь у масштабних заходах.
Якщо під час роботи працівник підвищив кваліфікацію або пройшов спеціалізовані курси, то в документі це має бути відображено.
Важливо адекватно оцінити професійні якості: гарне володіння теорією, вирішення аналітичних завдань, взаємини з колективом, дотримання термінів тощо.
Обов'язково вказують особисті якості: уміння контактувати з колегами та клієнтами, володіти собою у конфліктних ситуаціях, допомагати за потреби. Не буде зайвим моральний та культурний розвиток людини.
Перерахувати заохочення за добру роботу з боку керівників.

Хто складає та підписує

Найчастіше характеристика готуватиметься безпосереднім керівником працівника. У невеликих компаніях, де одна людина займається справами організації, складанням характеристики займається він.

Підпис має ставити людина, яка склала документ. Якщо компанії є відділ кадрів, його представник також підписує характеристику.

Порядок складання

Характеристика складається на бланку компанії, є документом з індивідуальним порядковим номером та засвідчується печаткою. Проте немає нормативних актів, що регламентують правила та порядок її складання. Відштовхуватися можна від ГОСТ Р 6.30-2003, де перелічені основні правила заповнення та оформлення робочих документів.

У виробничій характеристиці оцінюється людина як професіонал з урахуванням ділових та особистих якостей.

При написанні можна дотримуватись алгоритму:

Взяти фірмовий бланк організації. Документ має бути на аркуші формату А4.
Вказати дату складання документа.
У центрі написати «Характеристика».
Пишеться слова «Видана» та вказується ПІБ працівника, дату народження та посаду.
Пишеться сама характеристика.
У заключному блоці вказують, хто склав документ та на якій посаді. Поруч із ПІБ укладач розписується. Засвідчується документ керівником підрозділу чи директором підприємства.
Ставлять печатку організації.
Характеристика реєструється у журналі документації, їй надають порядковий номер.
Один екземпляр (оригінал) віддають працівникові чи третій особі за наявності письмового дозволу. Копія зберігатиметься в організації. Приклад бланка представлений на малюнку нижче.

Характеристика складається з кількох пунктів:

Шапка, заголовок:

назву;
організація;
номер під час реєстрації документа;
ПІБ, посада співробітника.

Дані працівника, якого складається характеристика. Вони мають бути оформлені єдиним абзацом, який стоїть першим.

ПІБ, дата народження;
освіта та наявність вчених ступенів, спеціальність.

Трудова діяльність та кар'єрне зростання:

початку приходу на підприємство, що допускається вказувати період роботи на попередніх місцях;
коротко про кар'єрне зростання - коли і на яку посаду перекладався;
наявність додаткової освіти, кваліфікації, виконання провідних проектів та самостійних робіт;
Значні результати праці.

Наявність нагород чи стягнень. Описують досягнення працівника (наявність грамот, звань, власні розробки).
Особисті та ділові якості працівника - комунікативні та психологічні навички, рівень знань та професіоналізму.
Ціль видачі характеристики. Найчастіше вказують «подання на вимогу».
Підписи керівного складу підприємства.
Вказує дату видачі в нижньому лівому кутку. Там же ставиться печатка організації.

Складності складання характеристики

Основна складність складання характеристики – відсутність чіткого регламенту та жорстких правил. Цей тип документа складається у довільній формі.

При написанні характеристики на працівника підприємства кадровик чи керівник має проявити дипломатичність та бути об'єктивним, щоб отримати гідний текст. Перед складанням важливо поспілкуватися з колегами співробітника та безпосереднім начальником.

Автор характеристики повинен поставити себе на місце психолога та дипломата, продумуючи кожне слово. Некоректна інформація може негативно вплинути на майбутнє працівника.

Характеристика має складатися з шаблонних фраз, оскільки потрібна об'єктивна оцінка людини. Лісові висловлювання можуть зашкодити йому.

Співробітник відділу кадрів має оцінити готовий документ. У разі труднощів він має право звернутися до колеги, не повідомляючи особисті дані працівника.

Оцінка якостей працівника

Виділяють ділові та особисті якості працівника, його рівень знань та досвід. Вони можуть мати позитивний чи негативний характер.

Оцінка ділових якостей

Позитивні:

вміння правильно організувати трудовий процес;
виконання поставлених завдань у строки;
висока якість роботи;
організовано плідну роботу підлеглих, контролюється якість виконуваних проектів;
прояв ініціативи;
налагоджені відносини з колегами та начальством;
відповідальність;
старанність;
дисциплінованість.

Негативні:

неорганізованість трудового процесу;
зриви термінів здачі проекту;
низька якість роботи;
відсутня здатність організовувати роботу колективу, контроль за підлеглими не проводиться;
безініціативність;
нетактовність щодо колег, порушено службову субординацію;
низький рівень відповідальності або її повна відсутність;
невиконання доручень керівництва;
порушення трудової дисципліни.

Оцінка особистісних якостей

Позитивні:

доброзичливість;
комунікабельність;
активну участь у громадському житті;
має авторитет.

Негативні:

конфліктність;
замкнутість;
уникає участь у корпоративних заходах;
авторитет відсутній.

Досвід та рівень знань

Позитивні:

достатній (хороший, високий) рівень професійних знань;
великий досвід роботи на посаді або за фахом;
наявність певних навичок.

Негативні:

недостатній рівень знань;
невеликий досвід роботи;
не розвинені навички роботи у професійній галузі.

Види характеристик

За типом застосування характеристики поділяють:

Зовнішні - складаються та надаються стороннім організаціям. Документ містить персональні дані працівника підприємства, поширення яких забороняє законодавство країни. Щоб уникнути проблем у майбутньому, необхідно заручитися письмовим дозволом співробітника, на якого складається характеристика.

При складанні зовнішньої характеристики можна поцікавитися у співробітника, які моменти звернути увагу адресата.

Внутрішні – використовуються всередині підприємства. Документ потрібен під час перекладу працівника, його підвищення чи нагородження, а також накладання дисциплінарного стягнення.

Значних відмінностей між внутрішньою та зовнішньою характеристикою немає. Обидва види складаються відповідно до загальноприйнятих правил.

Моменти складання внутрішньої характеристики мають бути регламентовані актами та документами, прийняті керівниками підприємства та підписані директором. Внутрішня характеристика повинна містити дані про виконану роботу, підтвердження виконання поставлених завдань у зазначені терміни. Плюсом буде присутність працівника на виробничих нарадах, незважаючи на високу завантаженість. При складанні негативної характеристики вказують, що фахівець залучений до багатьох проектів і витрачає достатньо часу з їхньої реалізацію.

Але не вся робота має позитивний результат, який очікує керівництво. Наприклад, низці важливих справ було приділено недостатньо часу. Тут доречно перерахувати певні завдання, проігноровані працівником.

Позитивна та негативна характеристики на працівника

Характеристика буває позитивною та негативною. У першому випадку вказують ділові навички працівника, його професійний потенціал, позитивні сторони особистості. У другому вигляді показники відбивають неспроможність працівника як фахівця у займаній галузі діяльності, вказують риси характеру, що перешкоджають ефективної роботи на посаді.

Відповідно до Трудового кодексу ст. 89 співробітник має право ознайомитися з характеристикою та додати письмову заяву з власною точкою зору на важливі моменти.

Куди потрібна характеристика

Позитивна характеристика на співробітника може знадобитися в таких випадках:

з попереднього місця роботи нового роботодавця;
вступ до професійного або вищого навчального закладу;
при нагородженні;
при запланованому підвищенні служби;
переведення на нову посаду;
підвищення категорії;
виплата винагороди;
нагородження грамотами та дипломами;
оформлення кредиту

Негативна характеристика потрібна:

для правоохоронних органів;
у суд;
фінансові структури;
при дисциплінарному стягненні.

Зразок позитивної характеристики

Як згадувалося вище, у позитивній характеристиці мають бути зазначені сильні сторони працівника: його професіоналізм, прагнення до зростання та розвитку, швидке навчання тощо.

«ПІБ має 20-річний стаж роботи на підприємстві. За час роботи показав себе кваліфікованим спеціалістом, який грамотно та раціонально вирішує поставлені перед ним виробничі завдання. Усі доручені проекти було реалізовано максимально ефективно з повною самовіддачею, серед яких були складні та трудомісткі.

ІВ має такі якості, як висока активність, цілеспрямованість, відповідальність за доручення, відданість справі. Окремо слід відзначити талант навчання молодих спеціалістів та готовність прийти на допомогу за будь-яких обставин колегам.

ІО безліч разів отримував нагороди та подяки: грамоти профільного міністерства, подяки керівництва підприємства».

Другий приклад позитивної характеристики: «ПІБ працює у ТОВ з 2015 року. За час роботи він зарекомендував себе сумлінним та грамотним працівником.

Високий рівень культури, прагнення до саморозвитку роблять ІВ цінним працівником, який знаходить спільну мову з колегами та начальством. Стресостійкість, уміння швидкого вирішення конфлікту, комунікабельність дозволяють виконувати йому завдання у найкоротший термін. ІО кілька разів заохочувався з боку керівництва грамотами та подяками із записом відомостей у трудову книжку.

Працьовитість та високий рівень відповідальності виділяють ІО у робочому колективі. У період роботи на підприємстві не мав стягнень та доган».

«ПІБ пропрацював у компанії 2 роки. Незважаючи на низку позитивних якостей, він характеризується як співробітник із низьким професійним потенціалом.

Це виявлялося у недотриманні термінів виконання проектів, низької якості праці, відсутністю організації та дисципліни.

ІВ кілька разів піддавався дисциплінарним стягненням і має догани в особистій справі.

Ставлення до колективу зневажливе, відсутня здатність та бажання налагодити контакт із колегами. Не допомагає новим співробітникам, попри прямі обов'язки. Постійно відхиляє пропозиції щодо участі у суспільному житті.»

Інший приклад негативної характеристики на молодшого бухгалтера: «ПІБ був співробітником ЗАТ «СтройГарант» з 2015 по 2016 рік. За цей період ІО не показав особливих професійних якостей, часто відмовлявся від виконання службової роботи з причин, що не є виправдувальними факторами.

Незважаючи на бажання колективу зблизитися з ІО, спільну мову з ним не було знайдено. Зафіксовано численні випадки грубого ставлення до клієнтів та колег. Суворі догани не призвели до виправлення поведінки працівника. Допущені порушення внесено до особистої справи. Оскільки ставлення до роботи ІВ не змінилися, ми розлучилися з ним за згодою».

Характеристики для конкретних ситуацій

Призначення характеристики визначатиме її особливості, які важливо враховувати під час її написання.

При звільненні

Якщо співробітник переходить на нове місце роботи, попередній керівник повинен обов'язково включити наступний пункт:

опис ділових якостей співробітника;
відповідність працівника займаній посаді;
розвиток професійних якостей.

Корисним буде перерахування особистих якостей, важливих для майбутньої посади: швидко налагоджувати контакти з оточуючими, уміння ліквідувати конфліктні ситуації, відповідальність, ініціативність тощо.

Трапляються випадки, коли роботодавець не може позитивно відгукнутися про співробітника, відповідно, і звільняє його. Керівник цілком законно може розповісти нюанси роботи з людиною, навіть найнеприємніші.

Негативна характеристика може негативно зашкодити самому керівнику чи компанії. Як професіонал прийняв на роботу бездарного працівника?

В описі вказують будь-які недоліки особистого та професійного характеру: конфліктність, недотримання термінів, невідповідність посади, порушення внутрішнього розпорядку тощо.

У судові органи

Документ для суду слід приділити особливу увагу. Запит на характеристику з місця роботи можуть надіслати за кримінального чи адміністративного правопорушення.

Суддя використовує інформацію для внесення справедливого рішення. Головна проблема для керівника – відсутність певних вимог з боку судових органів. Важко визначити, яка інформація виявиться корисною для судді та не завдасть шкоди працівникові підприємства. Краще звернутися до юриста та переговорити з самим працівником. Приклад характеристики суду http://delatdelo.com/files/xar_sud.doc .

Обов'язково наголошують, що документ призначений для органів судової влади. Якщо працівник працює менше півроку, можна запитати інформацію з попереднього місця роботи.

Для поліції

Правоохоронним органам важлива характеристика із зазначенням особистісних та ділових якостей. Професійні навички не будуть для них цінною інформацією.

Можна розповісти про стосунки з колегами, перерахувати нагороди та стягнення за порушення за їх наявності. Важливо пам'ятати, що термін давності щодо порушень внутрішнього розпорядку дорівнює одному календарному році. Після нього всі провини не повинні входити до характеристики.

Приклад характеристики правоохоронних органів http://delatdelo.com/files/xar_policiya.doc.

Для нагородження

Нагородження співробітника відзнакою вимагає підготовки певних документів. Заохочення то, можливо за бездоганну роботу, високі показники, приблизний моральний образ тощо.

Характеристика для Міністерства буде клопотанням щодо надання державної нагороди цінному співробітнику. При його складанні обов'язково дотримуватись вимог ГОСТ Р 6.30-2003.

Керівник повинен вказати на участь у різних проектах, внесок у нові технології та інноваційні розробки, участь у конференціях, симпозіумах.

Особливості характеристики для нагородження:

Ціль характеристики - подання до нагородження. Важливо вказати позитивні особисті якості та досягнення у певній галузі. Якщо нагородження не пов'язане з трудовою діяльністю, то більшу увагу приділяють людським якостям: чуйність, добросердя і т.д. Інформація має бути об'єктивною.
Будь-яка нагорода видається людям із певними заслугами, а не просто виконавчому працівникові. Законодавство встановлює перелік цих заслуг.
При поданні до нагороди характеристика може бути частиною будь-якого документа (подання, лист-клопотання). Перед її оформленням потрібно розібратися з формами документів, що подаються.

У військкомат

У більшості випадків потрібно від освітніх установ, але іноді й від роботодавця. У характеристиці вказують про взаємовідносини в колективі, поведінку в конфліктній ситуації, здатність адаптуватися до нових умов.

Про що не пишуть у характеристиці

Керівник не обмежений при складанні характеристики, але дотримуватись основних правил варто. Заборонено таке:

Емоційно забарвлені слова та образи. Діловий етикет не приймає особисті стосунки.
Недостовірна інформація. Характеристика має містити лише достовірну інформацію з місця роботи. Непрофесійні якості опускаються: релігійність, житлові умови, політичні погляди, національність тощо.
Порушення закону захисту особистих даних. Передача інформації має бути лише за письмовою згодою працівника.
Граматичні, синтаксичні, морфологічні помилки. При виявленні помилки переписується характеристика заново.

Порушення перерахованих вимог уможливлює оскарження виданого документа.

При написанні характеристики на працівника організації враховують багато чинників: призначення, наявність заслуг чи доган, ділові та професійні якості. Якщо слідувати перерахованим вище рекомендаціям, то проблеми зі складання характеристики не виникнуть. Розмір характеристики залежить від бажання керівництва займатися перерахуванням заслуг чи стягнень працівника.