Як виставити рахунок на оплату: особливості оформлення та ризики

Як виставити рахунок на оплату: оформлення документації по угоді, різниця між ІП та ТОВ + перелік критеріїв правильного рахунку.

Будь-який бізнес будується навколо товарно-грошових відносин: ми виробляємо/надаємо послуги, і отримуємо за це гроші від покупця/клієнта.

Але яким чином нам оформити сам процес обміну грошима і товарами? Правильно – виставити рахунок.

Ця справа начебто не найскладніша, але у підприємців-початківців все-одно виникає досить багато питань на тему того, як виставити рахунок на оплату, чи є різниця між зобов'язаннями ТОВ та ІП, тощо.

1. Як виставити рахунок на оплату: зразок та загальні відомості про питання

Основна частина товарно-грошових операцій у час оформляється у вигляді договору чи накладної. Але самі собою ці документи не є платіжними зобов'язаннями.

Виходить, якщо ви не знаєте, як правильно оформити рахунок, провести угоду в наш час дуже проблематично.

При цьому зазначимо, що в наш час такі папери не так є документом, як свідченням електронної угоди, оскільки всі валютні операції (у тому числі купівля-продаж) так чи інакше фіксуються фіскальними органами.

Так, є різні сірі схеми і навіть чорний ринок, але ми залишимося в рамках правового поля.

По суті, рахунок лише повідомляє одну із сторін про необхідність оплати.

Після проведення платежу рахунок перетворюється на чек – завізований документ є підтвердженням платіжних зобов'язань. Із цим, у разі чого, потім можна і до суду звернутися.

Важливий момент: виставити рахунок – це не обов'язковий крок із погляду законодавства, тому держава не регулює його формат, порядок складання та зміст.
Все це регулює сам бізнес. Тому класичний варіант такого паперу виглядає досить просто.

Перед тим, як виставити рахунок на оплату, потрібно переконатись, чи є там така інформація:

1. Банківські реквізити постачальника послуг/товарів(Причому повні реквізити – це важливо для коректної оплати).
2. Порядковий номер(завдяки цьому можна дізнатися про яку саме угоду йдеться, якщо подібних покупок було зроблено декілька).
3. Дата (другий критерій, яким можна визначити конкретну угоду).
4. Опис предмета угоди(Детальне).
5. Опис суми (мабуть, у разі це найважливіший пункт).
6. Місце для підпису та друку(за підсумками оплати там мають бути підписи відповідальних осіб).

*Як виставити рахунок на оплату – зразок

Чому рахунок на оплату має такий вигляд?

Щоб до кінця зрозуміти всі нюанси того, як правильно виставити рахунок на оплату, треба зрозуміти чому кожен його елемент виглядає так, а не інакше.

Адже це не «спущено» нам зверху – це результат діяльності самого бізнесу, а бізнес, за логікою, не повинен обтяжувати себе зайвою бюрократичною тяганину.

У такому вигляді, як у прикладі, рахунок є офертою – є визнанням того, що сторони договір уклали та угоду здійснили.

Це важливий нюанс, тому що такий папір фактично замінює собою договір після укладання угоди. Точніше, доповнює його.
Наприклад, у тому самому суді – навіть якщо ви не зберегли текст договору, сплачений рахунок є доказом вчинення правочину, що зберігає всі зобов'язання сторін.

До речі про зобов'язання – у документі мають бути зазначені всі важливі моменти правочину.

Так, особливу увагу приділяють предмету – ціна (за 1 шт.), вартість (за все постачання) та загальна кількість товарів має бути вказана.

Виписуючи його, постачальник підтверджує факт відправлення товару, а покупець – факт надсилання грошей. Не менш важливо, що рахунок фіксує термін, протягом якого пропозиція дійсна.

Ще один момент, який не можна обійти стороною: рахунок повинен містити вказівку на податкове навантаження.

Наприклад, майже обов'язковим для таких угод є ПДВ- податок на додану вартість.

Інакше кажучи, сплатити угоду можна й іншим способом, але саме так фіксуються реквізити постачальника – знати, куди йдуть гроші, важливо з погляду фінансової безпеки.

Ще один важливий пункт – у тексті договору має вказуватися спосіб оплати – це звичайний рахунок чи щось інше. Це також важливо з погляду взаємної довіри підписувачів договору.

PS. Висновок по розділу – рахунок не обов'язковий, але вкрай бажано його виставити, оскільки це найпростіший спосіб застрахувати себе від ризиків потрапити на недобросовісного ділового партнера.

3. Оформлення та бухгалтерські тонкощі для правильного виставлення рахунку на оплату

Перше, що потрібно зрозуміти в цьому контексті, що такий документ не є бухгалтерським.

Безпосередньо з цього паперу не можна прийняти товар чи послугу – він лише підтверджує факт оплати та обсяг товару.

З цієї причини рахунок не підпадає під закон №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» ( http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855)

Про що нам це каже?

По-перше – якщо формат документа не регламентується законодавством, то й виконувати його за всією суворістю немає потреби.

По-друге, за порушення не буде санкцій з боку контролюючих органів.

Однак тут є одне зауваження: рахунок – результат практичних напрацювань бізнесу.
Якщо він не відповідатиме загальноприйнятому зразку, то його не оплачуватимуть – вам воно треба?

Етап №1. Які пункти має містити рахунок?

Найголовніше, що має містити такий документ – це реквізити постачальника.

Перше, що вказується в цьому контексті - найменування компанії із зазначенням форми власності або ПІБ.

Приклади: ТОВ «Пісака» для юр.особи, або «Індивідуальний підприємець Куролапов Іван Іванович» для фізособи-підприємця. Скорочення у цій графі не допускаються.

Наступний пункт – зазначення адреси підприємства чи ИП.

Вказати можна як юридичну, і фактичну адресу. Юр.особа вказує ІПН та КПП, а ІП тільки ІПН.

На основі цього визначатиметься термін, протягом якого рахунок буде дійсним.

Ці пункти також є дуже важливими у разі судових розглядів.

Слідом йде предмет згоди- що саме ви продаєте/купуєте.

Найменування послуги чи товару має бути повним і точним (оскільки у інших супровідних документах).

Скорочення допускаються лише найзагальніші – «шт.», «кількість».

У попередній графі чи таблиці треба зазначити кількість , якщо випадок цього вимагає (не можна виміряти кількісно).

Тут же вказується вартість одну одиницю товару, і навіть загальна вартість поставки чи послуги.

Трохи нижче вказується сума ПДВ чи інших податків у разі потреби, лише потім йде загальна сума по угоді.

Етап №2. Вказуємо інформацію про покупця та інші нюанси

Важливий момент – усі російські рахунки мають бути номіновані у рублях, навіть якщо сам розрахунок здійснювався у євро чи доларах.
Це вже вимога бухгалтерії - якщо рахунку все-одно, то ось іншим документам і податкової звітності немає, це може породити проблеми з ФНП і банками (адже рахунок треба ще оплатити).

До речі, при переведенні валюти застосовується виключно офіційний курс від Банку Росії на момент складання рахунку (ще одна причина, чому важливо вказувати дату).

Раніше ми писали про постачальника послуг та товарів, але рахунок має містити також інформацію про покупця: назву підприємства/ім'я фізособи у тому ж форматі, що й аналогічні дані щодо постачальника.

Важливий нюанс – у рядку «платник» може бути зазначена не та сама особа або компанія, що вже записано як «Замовник». Це означає, що оплатити рахунок може практично будь-хто, але ось постачання здійснюватиметься саме вказаному замовнику.

Закінчується оформлення рахунку підписом.

У випадку з індивідуальним підприємцем, підпис має бути один – його самого, а якщо йдеться про юридичну особу, то завізувати документ потрібно двічі – керівнику/директору компанії та головному бухгалтеру.

Можна, до речі, уповноважити підписувати такі документи інших людей – для цього потрібно скласти довіреність, і обов'язково вказувати її під час складання рахунку згідно з таким прикладом: «Менеджер Петров І.І., за довіреністю №2 від 16.02.17».

Також необов'язковий підпис третьої особи – того, хто здійснює контроль за правочином.

На завершення всього процесу підписання юр. особа закріплює рахунок своєю печаткою.

Від ІП такого не вимагають. Не потрібно також, щоб підписи обов'язково були від руки – допускаються факсимільні відбитки (але якщо це зазначено у договорі).

Етап №3. Передаємо рахунок контрагенту

Оскільки законодавство не регулює рахунки, то немає жорстких вимог того, як сам рахунок буде відправлено – можна особисто передати, надіслати факсом чи електронною поштою.

Останній варіант стає дедалі популярнішим.

У цьому випадку ви фактично підписуватимете копію, але згідно із законодавством, копія дорівнює за юридичною силою оригінальному документу.

Однак тут підпис дещо зміщує акцент. Якщо раніше підтвердженням був сам факт підпису людиною, то тепер важливим є факт не підпису, а отримання електронкою.

Інакше кажучи, ваш підпис стає "електронним": якщо ви його підписали, значить отримали. Отже, ввели логін та пароль від своєї пошти.

PS. Саме пара логін-пароль тепер підтверджують факт автентичності підпису.

Через ці нюанси багато хто, як і раніше, вимагає оригінал рахунку, адже у разі чого можна заявити, що вашу пошту зламали, і ви нічого не підписували.

Чи є сумніви у діловому партнері? Тоді краще перестрахуватись.

Оригінальний або електронний рахунок є дійсним протягом того терміну, який зазначено у вашому договорі. Також терміни можуть бути вказані на самому рахунку.

*Приклад рахунку із зазначенням термінів.

Продовжити термін дії рахунку можна лише за згодою, якщо в ньому були знайдені помилки – наприклад, у реквізитах.
В інших випадках терміни не можуть змінюватися, тому що рахунок якраз і є засобом фіксації взаємних зобов'язань.