Як правильно заповнити трудову книжку?

Трудову книжку, по праву, вважають головним документом кожного працівника, вона містить усі відомості про трудову діяльність та наявний стаж, а також про заохочення. Особа, яка відповідає за ведення та збереження трудових книжок на підприємстві, має суворо дотримуватися норм чинного законодавства.

Якщо все буде заповнено відповідно до встановлених вимог, то надалі працівник не матиме проблем ні при підрахунку стажу, необхідного для призначення пенсії, ні при прийомі на наступне місце роботи.

Особливості заповнення (та ведення загалом) трудових книжок на законодавчому рівні закріплені Інструкцією № 69, затвердженою від 10.10.2003, а також Правилами, що регламентують порядок зберігання та ведення трудових. Перший документ затверджено постановою Мінпраці РФ, він деталізує умови заповнення безпосередньо трудових книжок, і навіть дублікатів і вкладишів. А другий - прийнятий урядом РФ 16.04.2003 (№ 225).

Крім цього, обов'язковість заповнення трудових на працівників, які пропрацювали понад 5 днів у конкретного роботодавця, встановлено Трудовим кодексом РФ (66 стаття). Існують та інші нормативні та підзаконні акти, які додатково регулюють порядок та умови ведення та зберігання цих документів.

Відповідальні для підприємства за заповнення

Відповідальність за правильність заповнення та ведення трудових книжок усіх працівників покладено на роботодавця, який, у свою чергу, розпорядчим документом призначає спеціально уповноваженогодля цього працівника. Якщо ж така особа на підприємстві чи в організації не призначена, то роботодавець відповідає за зберігання, облік та ведення особисто.

При цьому варто враховувати, що це правило поширюється на роботодавця, у якого особа вважається основним співробітником. У ситуації, коли людина працює за сумісництвом, трудова книжка на неї додатково не ведеться. Але, за бажанням особи, всі відомості про роботу за сумісництвом можуть вноситися кадровиком за основним місцем роботи.

Великі фірми, зазвичай, мають у штаті кадрову службу, чи відділ кадрів, дрібні організації – фахівця, котрий займається усіма кадровими питаннями, а індивідуальні підприємці найчастіше особисто займаються заповненням.

Загальні правила заповнення

Зразок заповнення трудової книжки

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які пропрацювали більше п'яти днів(за умови, що це місце роботи є основним).
Якщо людина влаштовується працювати вперше, то роботодавцем вносяться всі відомості про неї трудову, та її власник ставить у зазначеному місці підпис. При внесенні такої інформації про новоприйнятого працівника краще орієнтуватися на паспорт чи інший документ, що засвідчує особу.

Якщо особа приймається на нове місце роботи, звільнившись з попереднього, то в трудову вноситься запис про прийом на посаду.

Всі записи виконують кульковою, гелевою або пір'яною ручкою, чорнило, при цьому, має бути світлодостойким. Допустимий колір чорнила - синій, чорний або фіолетовий.

Слова пишуться повністю, не допустимі різного роду скорочення. Дати мають бути виконані арабськими цифрами, при цьому місяць та число вказують у вигляді двозначних чисел, а рік – у вигляді чотиризначного числа.

Заборонено закреслюватизаписи, які були раніше внесені неправильно або визнані недійсними. Натомість у трудовій книжці вказують, що запис під зазначеним номером є недійсним. Відразу після неї роблять вірний запис із зазначенням підстави та дати (як правило, це розпорядження або наказ роботодавця або уповноваженого ним на це органу).

Що потрібно пам'ятати при заповненні?

Для початку на титульному листі (це перша сторінка) обов'язково вказують такі дані працівника:

• У відповідних графах особисті дані – прізвище, потім ім'я, після чого по батькові працівника (не можна робити скорочення і замість імені та по батькові вказувати ініціали);
• Інформація про дату народження – саме в такому порядку: число, місяць та рік; особисті дані вносять на підставі паспорта (громадянина РФ або закордонного), військового квитка, посвідчення водія;
• Інформацію про освіту (на підставі відповідного документа – диплома, посвідчення, або атестата);
• Відомості про спеціальність (професію).

Зразок заповнення титульного листа трудової книжки

Після того, як перший лист заповнений, працівник засвідчує правильність внесених відомостей особистим підписом, потім підпис ставить і особа, яка безпосередньо відповідає за заповнення (відання) трудового.

До розділу «Відомості про роботу» (а саме, до графи 3) вносять повну назву підприємства. Що стосується, коли є скорочене найменування, його вказують теж.

Потім у графу 1 проставляють номер запису, а другу графу – дату початку роботи. До наступної графи (3) вносять дані про структурний підрозділ, вказується конкретна назва посади, професії – така інформація має відповідати штатному розкладу. Четверта графа містить підстави для внесення запису – це зазвичай наказ роботодавця (чи інший документ розпорядчого характеру), обов'язково вказується його номер і дата складання.

Якщо особа працює ще й за сумісництвом, то запис про це робить уповноважена особа за основним місцем роботи. З цією метою працівник надає наказ про його за сумісництвом.

У ситуації, коли назва підприємства змінюється, то відповідний запис про це має бути зроблено і у трудовому.

Переклад співробітника на іншу посаду(крім ситуацій, коли перейменовують посаду у штатному розкладі) відображається у розділі «Про роботу». У відповідних графах зазначають: номер запису за порядком, дату перекладу, на яку посаду працівник перекладається та підстава (розпорядження (наказ), видана роботодавцем, із зазначенням номера та дати видання).

Слід звернути увагу на порядок внесення інформації про нагородження. Для цього у третій графі розділу «Відомості про заохочення» вказують повну назву організації-роботодавця (за наявності, та скорочену), а потім вказують номер запису (у графі 1), у наступній графі проставляють дату. Третя графа включає інформацію про те, якою нагородою нагороджено співробітника, ким і за які заслуги. У четвертій графі відповідно прописується підстава для нагородження – наказ із зазначенням номера та дати.

Внесення записів про звільнення

У трудовій книжці, як правило, фіксуються та відомості про припинення трудових відносин. Так само, як і при прийомі на роботу, у першій графі вказують номер запису, потім – дату звільнення, у третій графі уточнюється причина звільнення (обов'язково вказують посилання на статтю Трудового кодексу, що застосовується). В останній графі прописують реквізити (номер та дату) наказу, на підставі якого правовідносини між роботодавцем та працівником були припинені.

Додатковими відомостями вважається інформація про присвоєння працівнику іншого розряду, категорії або здобуття професії. Така інформація вноситься до розділу роботи.

Якщо посаду працівника було перейменовано у штатному розкладі, це має відбито й у трудовий книжці.

Як правило, додаткові відомості вносяться до розділу роботи уповноваженою на це особою. Всі записи повинні виконуватися вчасно, без виправлень, закреслень і помарок.

У разі закінчення аркушів

У випадку, коли трудова книжка закінчилася, і місця для внесення відповідних відомостей про роботу та нагородження немає, то нову заводити не потрібно. Для того, щоб зробити наступний запис, слід оформити вкладиш.

Цей документ вшивають у трудову, і у ній виробляють відповідну позначку (ставиться штамп). Така вкладка, по суті, є продовженням трудової книжки, і надалі заповнюється аналогічно. При цьому нумерація записів триває. Якщо особисті дані працівника підлягають зміні, то вони відображаються і в трудовій книжці, і безпосередньо у вкладиші.

Як виправити помилку?

Зразок внесення виправлень у трудовій книжці

Кадровому працівнику необхідно запам'ятати, що в жодному разі не допускається закреслення записів, зроблених помилково. Щоб виправити помилку, не можна користуватися теркою, лезом, рідиною, що коректує, та іншими пристосуваннями.

Необхідно просто внести записпро те, що попередній запис визнається недійсним. З цією метою у першій графі вказують номер запису, у другій – дату його внесення, у третій – прописують, що запис під конкретним номером вважати недійсним. Після цього працівник кадрової служби робить правильний запис із зазначенням підстави (наказу з датою та номером).

При цьому, варто зазначити, що закреслення не допускається в розділах, де міститься інформація про трудову діяльність та нагородження. А от якщо помилку було допущено на титульному аркуші, то закреслити невірні відомості можна. У цій ситуації необхідно вказати дані уповноваженої особи (посада, прізвище та ініціали), яка справила виправлення, поставити підпис та завірити його печаткою.

Варто зазначити, що помилками вважають також скорочення та написання дати у неправильному форматі. Ці помилки виправляють у загальному порядку, визнаючи запис недійсним.

Внесення змін

Якщо необхідно змінити особисті дані, що містяться на титульному аркуші, то відомості, які сьогодні не відповідають дійсності, слід закреслити однією рисою, а зверху вказуються нові. При цьому, якщо особа змінює прізвище, то на внутрішній стороні обкладинки вказують підставу для таких змін (найчастіше це свідоцтво про шлюб із зазначенням номера та дати).

Такий запис обов'язково засвідчується підписом та печаткою працівника кадрової служби.

Ведення документа індивідуальним підприємцем

Чинним законодавством встановлено, що індивідуальні підприємці є роботодавцями. А оскільки підприємець не може бути одночасно і працівником, то запис у його трудовій книжці ні ним самим, ні уповноваженою на це особою не робиться.

На індивідуального підприємця, який виступає у ролі роботодавця, покладено обов'язок вести трудові книжкиу загальному порядку.

Що робити, якщо потрібний дублікат?

Дублікаттрудовий книжки оформляється у таких ситуациях:

• Якщо співробітник втратив трудову, або вона з якихось причин виявилася зіпсованою;
• Якщо у трудовій значну кількість виправлень, то за письмовим зверненням працівника може бути оформлений дублікат.

Для цього беруть нову трудову книжку і у верхівці праворуч пишуть «Дублікат», після чого документ заповнюють, починаючи з титульного листа, як звичайну трудову при вступі на перше місце роботи.

Для оформлення дубліката встановлено 15-денний термін.

Особливості зберігання та обліку

На законодавчому рівні встановлено необхідність ведення книги, в якій відображено рух трудових та вкладишів, а також прибутково-витратної книги, в якій відображається для їхнього обліку. Листи у цих документах прошивають, нумерують та скріплюють печаткою.

При отриманні трудового працівника під час звільнення працівник розписується про це в книзі руху трудових. До цього моменту відповідає за їх зберігання та облік уповноважена на це керівником підприємства особа.

Зберігають трудові книжки в сейфі (найкраще в негорючому) або іншому приміщенні, яке може забезпечити їх безпеку. Передаються ці документи від однієї відповідальної особи до іншої на підставі акта приймання-передачі, в якому вказують кількість трудових книжок, що передаються.

Відео: Порядок ведення

Правила оформлення трудових книжок з прикладами та докладним описом наведено у наступному відеоуроці.