Як правильно вести журнал обліку руху трудових книжок

Відповідно до Трудового Кодексу журнал обліку трудових книжок зберігається на підприємстві 50 років. Порушення правил його ведення карається штрафом. Давайте ознайомимося з тим, що є відповідальним документом.

Навіщо існують норми заповнення документації, зокрема облік трудових книжок на підприємстві? Як сказано вище, журнали, що реєструють документи співробітників, у повному вигляді зберігаються 50 років, протягом яких можна відновити, або знайти документ із записів про його рух (видача, оформлення). І вже це саме собою накладає суворі правила зберігання книг обліку.

Друга причина стандартизованого ведення документації – щоб при зміні відповідального за діловодство, новопризначений на цю посаду зміг легко розібратися у справах попередника, а не будувати здогади, що означає той чи інший заручка чи скорочення.

Порядок ведення журналу обліку трудових – один із перших моментів, на який звернуть увагу перевіряльники та аудитори.

При офіційному укладанні договору, якщо працівник пропрацював для підприємства понад п'ять днів і це місце роботи для нього є основним, запис про його діяльність вноситься до книжки працівника, яка передається на зберігання роботодавцю. Природно, що передача для , до яких належить трудова книжка, має супроводжуватися певною процедурою забезпечення безпеки та обліку руху документів.

Кожен роботодавець, чи то організація, чи індивідуальний підприємець, повинні вести та зберігати журнал реєстрації трудових книжок. Цей обов'язок роботодавця закріплено законом - в сороковому пункті інструкції з оформлення, ведення та зберігання документів (Постанова уряду РФ від 2003 року, за номером 225), а також типовою інструкцією з діловодства № 536 від 8 листопада 2005 року.

У разі зміни відповідального за ведення журналу обліку проводиться операція передачі документації зі складанням акта приймання-передачі журналу та фактичного контролю наявності всіх наявних у діловодстві підприємства бланків трудових книжок, вписаних у журнал обліку трудових книжок. Після цієї процедури видається наказ, який звільняє від відповідальності попереднього співробітника та накладає її на нового відповідального.

Зразок ведення журналу трудових книжок

Журнал ведення трудових книжок

Для ведення обліку використовується типовий бланк журналу обліку, що випускається згідно з інструкцією про оформлення та рух книжок. Вести записи у вільній формі не допускається.

Бажано використовувати книги обліку в щільній палітурці - використовуватися і зберігатися вони будуть довго. На відміну від інших форм реєстраційного обліку, журнал обліку трудових книжок ведеться до повного заповнення сторінок протягом кількох років, а не протягом звітного періоду, що дорівнює року.

Сторінки книги мають нумерацію і зшиваються певним чином: кінці шнура, що зшиває, обклеюються папером до внутрішньої частини обкладинки книги. На паперовій смузі, що фіксує кінці нитки, вказується числом та прописом кількість пронумерованих та зшитих сторінок. Інформацію про кількість сторінок слід завірити підписом керівника. Повну нумерацію сторінок слід зробити відразу в момент закладу – саме факт кількості сторінок і засвідчується зшиванням, обклеюванням паперовою смугою та пломбуванням.

На звороті обкладинки на смузі паперу, якою обклеєні кінці шнура, встановлюється пломба або сургучовий друк. Друк потрібно поставити таким чином, щоб вона одночасно потрапляла на обкладинку журналу, паперову смугу та кінці нитки.

Облік трудових книжок для підприємства - інструкція

Реєстраційна книга обліку переміщення документів на підприємствах має 13 граф. Розглянемо, яка інформація, і в якій формі вноситься до цих граф.

графа 1 – у ній ставиться порядковий номер запису, трудові книжки реєструються окремо від , трудова та вкладиш до неї реєструються послідовно;
графи 2, 3 та 4 призначаються для запису дати арабськими цифрами;
прізвище, ім'я та по батькові працівника вноситься до п'ятої графи журналу;
шоста графа приділяється для запису серійного номера трудової книжки;

Тут є невеликі нюанси: бланки старого зразка, які до 1938 року видавалися аж до 70-х років, не мали серійного номера. Тому, під час реєстрації бланка такого зразка у цій графі ставиться прочерк. Книжки, що прийшли на зміну старим зразкам у 1974 році, мали серійний номер, який складався з римських цифр і двох букв і семизначний номер. Бланки трудових книжок також мають серію, позначену літерами ТК (трудова книжка) або ВК (вкладиш) та номер із семи цифр.

Книга обліку руху трудових книжок

до графи 7 вноситься запис про посаду, згідно з існуючим штатним розкладом, на який був прийнятий співробітник;
у наступній, 8-й графі, вказується найменування відділу організації, або її підрозділу, до якого прийнято на роботу працівника;
9-та графа містить інформацію про підставу прийняття працівника на вказану посаду: номер та дата наказу про зарахування до штату;
у десятій графі розписується відповідальний співробітник, який прийняв документ на реєстрацію;
у наступній, одинадцятій, графі вказується сума, отримана від співробітника за бланк, що видається йому підприємством, у разі якщо оформлення здійснюється вперше. Якщо організація повністю бере він витрати на придбання бланків, у цій графі ставиться прочерк. Крім ведення журналу реєстрації трудових книжок, є журнал видачі трудових книжок. Це окрема прибутково-витратна книга, в якій вноситься інформація про придбання чистих бланків книжок та вкладок.
останні дві колонки – 12-а та 13-та, призначені для внесення дати видачі документа співробітнику під час звільнення та його підпису, що підтверджує, що документ він отримав.

Журнал реєстрації трудових книжок – виправлення помилок

Зразок виправлення помилок

Під час записів у журналі слід виявляти уважність і акуратність. Однак люди не машини – трапляються помилки чи описки. Спеціальних рекомендацій щодо виправлення помилок саме у журналі обліку трудових книжок немає. Тут діють , прийняті для таких випадків у діловодстві.

Помилки в записах можна виправити двома способами, головне не використовувати при виправленні коректор, що повністю закриває помилковий текст:

Закреслення неправильно зробленого запису. Помилкова інформація закреслюється однією лінією, навпроти неї ставиться позначка «виправленому в графі вірити». Здійснені виправлення обов'язково засвідчуються підписом особи, яка здійснила виправлення та датою.
«Запис не дійсний». У цьому випадку закреслення неправильної інформації не провадиться. У графі, де потрібно зробити виправлення, пишеться фраза: «запис не дійсний» і слідом пишеться потрібна інформація. Таке виправлення додатково не засвідчується.

Відповідальна особа за журнал обліку руху трудових книжок

Для ведення журналу обліку руху трудових книжок призначається відповідальна особа. Якщо на підприємстві є