Як правильно вести журнал реєстрації трудових договорів

На кожному поважному підприємстві є журнал реєстрації трудових договорів, зразок якого наведено нижче. Для чого потрібна така форма контролю документації, і як із нею працювати – ось ті питання, які підлягають розгляду у цій статті.

Російське законодавство не включило до обов'язків роботодавця оформлення та ведення журналу обліку трудових договорів. Справа ця – добровільна, і не підлягає контролю з боку органів контролю. Але, як показала практика, для систематизованішого документообігу наявність книги обліку даних документів просто необхідна.

Оформлення та ведення журналу з обліку укладених трудових договорів та додаткових угод до них збільшує обсяг роботи кадрового фахівця. Але переваг наявності книги реєстрації трудових договорів у документообігу підприємства набагато більше, ніж незручностей:

• Як зазначалося раніше, журнал обліку допомагає упорядкувати і систематизувати ув'язнені з працівниками . А, як відомо, порядок у документах – це порядок у справах;
• Значно полегшується пошук необхідної інформації, що стосується договорів. За наявності даної системи реєстрації не доводиться переривати гори документів для добування необхідної інформації;
• Видача довідок найманим працівникам, що звільнилися, складання відповідей на різного виду запити про періоди і характер роботи співробітників – ось неповний список тих дій кадровика, де журнал обліку буде неоціненним помічником;
• Ведення даної системи реєстрації може допомогти у разі судового суперечки між найманим працівником та роботодавцем, а також вирішення конфлікту у досудовому порядку.

Правила ведення журналу реєстрації трудових договорів

Як було зазначено, ведення реєструючого трудові договору документа перестав бути обов'язковим. Але, якщо роботодавець поклав на відділ кадрів цю функцію, необхідно дотримуватися деяких правил:

• Журнал обліку трудових договорів та додаткових угод до них ведеться у паперовому вигляді. Можна створювати дублікат даного документа в електронній версії (як правило, в програмі Excel);
• Рукописний варіант може бути створений на основі будь-якого паперового носія зручного розміру з твердою обкладинкою, необхідною якістю та кількістю аркушів. Також цей документ можна придбати вже у готовому вигляді — деякі організації спеціалізуються на розробці та розповсюдженні бланків документів для кадровиків;
• Обов'язковою умовою при оформленні цього документа є опломбування. Всі листи нумеруються, прошиваються та фіксуються пломбою. Проведення даних дій фіксується на вклейці та засвідчується печаткою організації. Цей захід захистить документ від несанкціонованого втручання будь-кого у внесену інформацію;
• Титульний лист заповнюється особливим чином. На ньому необхідно відобразити повне найменування організації, назву документа та інформацію про дату закладу журналу та його закінчення;
• На наступній сторінці окремою графою виділяються відомості про спеціаліста, який відповідає за систему реєстрації. Необхідно вказати його прізвище, ім'я, по батькові, посаду, підстави виникнення цих зобов'язань (наказ, розпорядження тощо). Оскільки відповідальний за цю реєстраційну систему фахівець може змінюватися, доцільно внесені відомості оформити як таблиці;
• При здійсненні помилок неправильну інформацію акуратно закреслюють, позначаючи «помилково», потім пишуть правильні дані з позначкою «виправленому вірити» та підписом. Користуватися коректором або заштрихувати неправильні дані не можна!

Журнал реєстрації трудових договорів – бланк

У зв'язку з тим, що немає зобов'язань щодо ведення обліку трудових договорів, закон не надав і структури внесення записів до журналів обліку. Кожен роботодавець сам вибирає зручну йому форму відображення інформації.Але загалом графи однакові. Внесена інформація відображає:

• порядковий номер запису;
• дату підписаного документа;
• наданий номер договору;
• структурний підрозділ працівника;
• термін дії трудового договору;
• характер працевлаштування (тимчасовий чи основний);
• відомості про додаткові угоди;
• Примітки.

Ця система запису є зручною. Вона перевірена у роботі та викликала позитивні відгуки фахівців.

У зв'язку з тим, що наше законодавство йде вперед семимильними кроками, систему обліку трудових договорів, швидше за все, буде запроваджено вже на обов'язковій основі. Тим організаціям, де журнали реєстрації трудових договорів та додаткових угод до них уже ведуться, це нововведення не завдасть додаткових проблем.