Як правильно скласти графік відпусток

Складання графіка відпусток – процедура для співробітників добре знайома та приємна. Тому зазвичай до цього процесу ставляться просто як до звичного способу планування відпочинку на наступний рік.

Насправді процедура складання такого графіка суворо регламентованата підлягає суворому контролю з боку органів охорони праці. Якщо це не зроблено строго у встановлені терміни та у потрібному форматі, роботодавець ризикує бути оштрафованим. Розміри штрафу - 30 000 - 50 000 рублів. Крім цього, можливе і зупинення діяльності до 90 днів.

За відсутності графіка штрафи передбачені не тільки для організації в цілому, але і для посадових осіб, відповідальних за складання. Директор і керівник відділу кадрів можуть бути оштрафовані на 1000 - 5000 рублів.

Процедура та нюанси оформлення

Для того, щоб правильно скласти графік, як правило, застосовується наступна послідовність дій. Спочатку збираються відомості щодо побажань працівників щодо термінів відпусток.

Співробітник відділу кадрівскладає попередній план, корегує його відповідно до службової необхідності, враховує вимоги законодавства з цього питання. Після цього проводиться необхідне узгодження у начальників підрозділів, готовий графік підписує керівник відділу кадрів та спрямовується на погодження директору підприємства.

Відповідно до трудового законодавства, обов'язковий щорічний має бути тривалістю не менше ніж 28 календарних днів. Залежно від внутрішніх положень організації, специфіки галузі та умов роботи цей час може бути збільшено.

Додаткові права співробітниківу плані відпустки можна поділити на дві категорії:

1. тривалість відпустки;
2. можливості вибору термінів.

Це співробітники:

• У яких закріплений ненормований робочий день. У цьому випадку відпустка має бути збільшена мінімум на 3 дні.
• Працівники шкідливих та/або небезпечних виробництв. Їм має бути збільшено час відпочинку відповідно до норм праці.
• Ті, що працюють в умовах крайньої півночі;
• Підлітки віком до 18 років. Їм надається відпустка у 31 календарний день.

Працівники, які мають право на додатковий час відпустки згідно з умовами праці, мають право взяти частину його у вигляді оплати.

Але це можливе лише для тієї частини додаткового відпочинку, яка перевищує сім днів, встановлені законодавством як обов'язковий мінімум для цього виду відпустки.

• Зовнішні сумісники;
• Підлітки віком до 18 років;
• Вагітні жінки, що йдуть у ;
• Чоловікам жінок, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, за їх заявою може бути надано відпустку на той же час.

При цьому максимальну тривалість оплачуваної відпустки законодавством не встановлено, тому може бути довільно збільшено на розсуд роботодавця або відповідно до службової необхідності.

Заповнення форми Т-7

Для складання графіка передбачено використання форми Т-7. Законодавство не зобов'язує роботодавця до її використання у незмінному вигляді, допустимо її редагування з дотриманням усіх необхідних полів.

Бланк графіка відпусток за формою Т-7

Можна додавати додаткові колонки, які потрібні для зручності ведення графіка, або використовувати непотрібні, наприклад, поле для табельних номерів співробітників, якщо такої практики для підприємства немає, і співробітникам не присвоєно табельних номерів.

Перед складанням графіка потрібно заповнити шапку. До неї вносяться дані організації, її найменування, посада та прізвище керівника.

Далі йдуть дані про сам документ. Це номер, дата складання та на який рік складено графік. За вимогами законодавства, графік відпусток має бути складений та затверджений за 2 тижні до початку того року, на який він складається, тому слід враховувати, що датою складання не може бути зазначена дата, яка порушує ці строки.

Оскільки графік відпусток є зведеним документом, складеним у єдиному примірнику, то номер документа в нього, зазвичай, 1, це залежить від правил ведення діловодства, прийнятих для підприємства.

Часто для внесення коригувань у початковий варіант вдаються до складання нового графіка із зміненими даними і, відповідно, надають йому наступний порядковий номер. Це неправильно, оскільки наявність двох і більш чинних графіків відпусток на один календарний рік заборонено.

На що слід звернути увагу для правильного складання графіка відпусток розглянуто у наступному відеоуроці:

1. Структурний підрозділ– вказується назва відділу згідно зі штатним розкладом.
2. Посада– пишеться повністю, скорочення не використовуються.
3. Прізвище ім'я по батькові– також зазначається повністю.
4. Табельний номер- ця графа заповнюється тільки якщо подібна практика використовується в організації, і працівникам при працевлаштуванні надаються табельні номери.
5. Кількість календарних днів- Вказується загальна кількість календарних днів оплачуваної відпустки, які покладаються співробітнику. Якщо відпустка буде розбита на кілька частин, для кожної її частини має використовуватися окремий рядок, у якому вказується кількість днів саме цієї частини відпустки. В один рядок записується лише безперервна відпустка.
6. Запланована дата– у нашому прикладі вказані дати початку та закінчення відпустки. Це зроблено тільки для зручності та наочності, насправді можна вказати лише дату початку відпустки та з кількості днів у сусідній колонці вже буде очевидна дата закінчення, тому її можна і не писати.
7. Фактична дата- Заповнюється протягом року, в момент фактичного відходу співробітника у відпустку.
8. Підстава перенесення відпустки– якщо до графіка вносяться зміни, необхідний документ, на підставі якого це допустимо зробити (це може бути заява працівника або наказ роботодавця).
9. Дата передбачуваної відпустки- Заповнюється протягом року, якщо є необхідність внесення змін.
10. Примітка– використовується для пояснювальних позначок, необхідних у графіку.

Наприклад, з нашого зразка ми бачимо, що у головного бухгалтера Антоніни Петрівни за графіком заплановано кількість днів відпустки, відмінну від стандартних 28 днів щорічної оплачуваної відпустки. Оскільки цей факт вимагає пояснення, то у примітках ми бачимо, що за трудовим договором для Антоніни Петрівни передбачено ненормований робочий день (що дає право на щонайменше 3 додаткові дні до відпустки), а також є невикористану відпустку за минулий рік у кількості семи днів.

Нюанси складання

Якщо звична практика організації вимагає ознайомлення співробітникапід розпис, то можна додати до наведеного варіанту додаткові колонки. Наприклад: "Підпис", "Розшифрування", "Дата ознайомлення" і так далі.

Якщо всередині підприємства існує профспілкова організація, то до затвердження графік має бути обов'язково узгоджений із профспілкою. Відмітка про погодження з ним може бути відсутня на готовому графіку відпусток тільки в тому випадку, якщо такого об'єднання працівників в організації немає.

Трудове законодавство не зобов'язує роботодавцяузгоджувати чи іншим чином надавати для ознайомлення працівникам графік відпусток у остаточному вигляді. Багато організацій здійснюють ознайомлення під розпис просто для того, щоб отримати підтвердження від співробітників про те, що вони згодні з пропонованим варіантом і повідомлено про дату початку відпустки. Насправді, це не обов'язково. Трудовий Кодекс вимагає від роботодавця лише повідомити співробітника про початок відпустки за два тижні до його початку та нарахувати відпускні не пізніше ніж за три дні. Решта на розсуд керівництва організації.

Часто буває, що у зв'язку з виробничою необхідністю протягом календарного року працівникові немає надати відпустку. Або він був наданий, але потрібно його перервати, і викликати співробітника на роботу. У цьому випадку час невикористаної відпустки має бути наданий пізніше за заявою працівника.

Особливо слід зазначити, що неприпустима відсутність відпочинку у будь-кого зі співробітників протягом двох календарних років. За цей час обов'язково потрібно дати можливість сходити у відпустку хоча б один раз і терміном не менше двох тижнів.

Час відпустки, що залишився невикористаним, за попередній рік потрібно включити в графік на наступний рік. У цьому випадку до днів за поточний рік додаються ті дні, які залишилися від попереднього і вказуються в графіку загальною сумою. У полі для приміток робиться відмітка про те, що є невикористана відпустка та вказується кількість календарних днів, доданих з цієї причини.

Правила складання у програмному забезпеченні 1С ЗУП 2.5 викладені у наступному відеоматеріалі:

Внесення змін до графіку

Форма складання графіка допускає внесення змін до нього, для цього передбачені окремі колонки, щоб вказати фактичну дату відходу співробітника у відпустку та причину її перенесення.

Ініціаторомможе виступати як роботодавець, і співробітник.

Законодавство залишає за керівництвом організації право коригувати час відходу працівників у відпустки, якщо початковий графік порушує ефективність роботи. У такому разі зміни вносяться за допомогою наказу керівника про зміну дати початку відпустки або навіть про виклик співробітника з початку відпустки.

Якщо ж зміни у графіку потрібні комусь із співробітників, це оформляється у вигляді заяви з ім'ям керівника.

На підставі цих документів вносяться коригування до графіка, вказується дата фактичного відходу співробітника у відпустку та документ, який став підставою для його перенесення.

Окремо слід звернути увагу на ті випадки, коли зсувається дата виходупрацівника з відпустки. Причиною може бути лікарняний, оформлений після відпустки або неробочі святкові дні, що припадають на час відпустки. У цьому випадку час відпустки співробітника збільшується, але зміни до графіка вносити не потрібно, оскільки фактична дата догляду не змінюється, змінюється лише дата повернення.

Час відпустки може бути поділеноза бажанням працівника на кілька частин, але так, щоб мінімум одна з них не була меншою за два тижні.

Додатково слід звернути увагу на те, що якщо на протязі року відпускний стаж співробітника більш ніж на 14 днів переривався на адміністративну відпустку без збереження зарплати або з неповажних причин, то цей час віднімається із відпускного стажу.

Строк зберігання для графіка відпусток становить один рік з моменту його закінчення, тобто він зберігається протягом року, наступного за тим роком, на який він складений.