Як підписати документи електронним підписом і чи можна це робити?

У наш час комп'ютерних технологій для засвідчення документів став застосовуватися, так званий електронний цифровий підпис або скорочено ЕЦП. Однак у цьому питанні у багатьох немає чіткого розуміння того, навіщо це потрібно, адже більшість звикла працювати по-старому, підписуючи документи вручну. Про те, як підписати документи електронним підписом, далі й йтиметься.

Що таке електронний цифровий підпис чи ЕЦП?

ЕЦП є якийсь об'єкт в електронному вигляді, яким відразу ж можна визначити особу, її сформувало, встановити авторство, перевірити автентичність документа тощо.

Звичайно, візуально ЕЦП може виглядати як звичайний підпис у вигляді графічного об'єкта, вставленого в документ. Насправді тут працюють алгоритми асиметричного шифрування та криптографії. Сама ж ЕЦП використовує закритий ключ та сертифікат ключа, що й дозволяє визначити довірену особу та належність підпису саме їй, цілісність документа та підтвердження факту його підписання.

Чому слід підписувати документи ЕЦП

Багато хто здивується з приводу того, чи потрібно і чи можна підписувати документи електронним підписом. На таке запитання можна дати лише ствердну відповідь. Для спрощеного розуміння розглянемо приклад.

Припустимо, компанія в особі генерального директора має оформити двосторонній контракт. Зрозуміло, що візувати його доведеться у будь-якому разі, оскільки без цього він не матиме юридичної сили. Але пересилання готового договору, скажімо, факсом виявляється неможливим. При надсиланні електронною поштою графічний формат відсканованого документа не вітається, адже підпис можна підробити. Таким чином, доводиться відправляти той самий файл Word, а такий документ і повинен бути підписаний. Але як підписати документ «Ворд» електронним підписом? Загалом у цьому немає нічого особливо складного. Далі буде розглянуто кілька простих методів створення ЕЦП. А поки що зупинимося на правових питаннях.

Чи потрібно підписувати документи з електронним підписом вручну?

Багато офісних працівників і керівників вважають, що візувати документи, в яких є ЕЦП, додатково (вручну) потрібно (так би мовити, про всяк випадок). Явна помилка. Це абсолютно необов'язково.

Справа в тому, що при створенні цифрового підпису та сертифіката оформляється спеціальний договір з центром, що засвідчує, і засвідчується нотаріусом, а на стадії формування сертифіката видається закритий ключ. З юридичної точки зору це і є підтвердження власника ЕЦП. Таким чином, висновок напрошується сам собою: вторинне візування не потрібне.

Алгоритм роботи з ЕЦП

З'ясуємо, як підписати документ електронним цифровим підписом, та подивимося на те, як усе це працює.

В основу таких процесів покладено створення криптограми, яка хешує файл, що завіряється, визначаючи дані власника, авторство і цілісність даних. Створений хеш на наступному етапі шифрується за допомогою закритого ключа, після чого відбувається формування цілого документа з ЕЦП, або окремого файлу підпису, прив'язаного до документа.

Отримувач для розшифрування, автентифікації (справжності) та перевірки цілісності документа використовує відкритий ключ. Звичайно ж, загалом більшість алгоритмів дуже схожі між собою. Різниця може виявитися тільки залежно від типу програмного забезпечення, що використовується.

Як підписати документ Word електронним підписом засобами редактора?

Багато користувачів навіть не здогадуються про те, що ЕЦП можна просто створити навіть в офісному редакторі Word. Як підписати «вордівський» документ електронним підписом? Простіше простого. Дії в різних версіях редактора дещо різняться, але в цілому суть та сама. Розглянемо створення підпису з прикладу Word 2007.

Отже, як підписати документи електронним підписом, використовуючи лише Word? Для цього після встановлення курсору в місце, де передбачається поставити підпис, використовується меню вставки, де вибирається пункт тексту. Потім слід знайти пункт рядка підпису і встановити рядок підпису MS Office.

У діалоговому вікні налаштування потрібно вказати дані особи, яка підписує документ, потім вибрати скан оригінального підпису, після чого ввести власне ім'я в полі поряд із позначкою «x». Після цього буде відображено друковану версію підпису.

На планшеті з рукописним уведенням підпис можна поставити власноруч. Якщо потрібно підписати документ від імені кількох осіб, потрібно буде налаштувати поля підписів для кожної особи.

Можна надійти і простіше, вибравши в меню кнопки «Офісу» рядок «Підготувати», далі вказати додавання підпису, потім використовувати мету підписання документа, після цього зробити вибір підпису, і, нарешті, - пункт «Підписати». Підписання буде підтверджено червоним значком на панелі і написом, що свідчить, що документ містить ЕЦП.

Найпопулярніші інструменти для створення ЕЦП

Тепер подивимося, яке може бути вирішення проблеми того, як підписати документ. Для цього бажано використовувати стороннє програмне забезпечення.

З російськомовного ПЗ найпопулярнішими та найпоширенішими є такі програмні пакети:

• "КриптоАРМ";
• "Кріпто ПРО";
• «КріптоТри».

Перша програма виглядає найпростішою, тому буде розглянуто, як підписати документи електронним підписом, саме з її допомогою.

Створення ЕЦП на прикладі програми «КриптоАРМ»

Для створення цифрового підпису за допомогою цієї програми є два методи: використання контекстного меню та виконання дій через головний інтерфейс програми. Для більш простого розуміння процесу зупинимося на першому варіанті, тим більше, що другий практично ідентичний, тільки основна дія викликається безпосередньо з програми. Припустимо, необхідно встановити цифровий підпис документ Word.

Спочатку в «Провіднику» необхідно вибрати цікавий для нас документ і в меню ПКМ вибрати рядок «Підписати». Після цього з'явиться вікно "Майстра", яке допоможе виконати всі подальші дії. Натискаємо кнопку продовження і перевіряємо, чи вибрано файл. За потреби можна додати ще кілька об'єктів, щоб здійснити їхнє одночасне підписання.

Знову натискаємо кнопку "Далі" і в наступному вікні вибираємо метод кодування. В принципі, можна нічого не змінювати та залишити налаштування, запропоновані за умовчанням. На наступному етапі можна ввести додаткові дані (штамп часу, візу тощо). Попутно можна встановити прапорець у полі збереження підпису у вигляді окремого об'єкта (при подальшій перевірці підпису в документі потрібні обидва файли). Якщо галочку не ставити, файл підпису буде об'єднаний із документом.

Після продовження потрібно буде вибрати сертифікат, який був виданий відповідним центром, що засвідчує (він може знаходитися на зовнішньому носії eToken або прописаний у системному реєстрі). Після цього решту параметрів можна не змінювати. Після закінчення всіх дій залишиться лише натиснути кнопку Готово.

Примітка: якщо для підпису вибрався окремий файл, як правило, він буде розташовуватися в тій же директорії, що і вихідний документ, що підписується, і мати розширення SIG.

Особливості підпису документів PDF, HTML та XML

Нарешті, кілька слів про інші формати. В принципі, для PDF-документів дії будуть тими самими, проте через специфіку інших програм від компанії Adobe доцільно відокремлювати файл підпису від основного документа.

Можлива ситуація, коли одержувач документа спочатку захоче ознайомитися з його вмістом, використовуючи для цього той самий Acrobat (Reader), а потім перевірятиме підпис. До речі, деякі програми Adobe також дозволяють підписувати файли власними штатними засобами.

Якщо вбудовувати підпис у документи формату HTML під час роботи з тонкими клієнтами, у браузері потрібно буде натиснути «Підписати та надіслати», після чого буде активовано скрипт розробника, який формує рядкову змінну з даними за верифікацією документа, яка буде введена в спеціальне hidden-поле, підписано та передана на сервер POST-методом. Потім піде перевірка документа та підписи, після чого на сервері сформується таблиця з полями самого підписаного документа та його ЕЦП.

Можна підписати як звичайні документи, використовувати InfoPath або створити спеціальний атрибут тега в самому документі.

Короткі підсумки

Ось коротко і все про те, як підписати документи електронним підписом. Звичайно, тут були наведені далеко не всі методи, які дозволяють зробити такі операції, та розглянуті не всі програми для створення ЕЦП. Однак навіть за таким коротким описом вже можна зрозуміти, для чого потрібний електронний підпис, і як в основі працюють всі необхідні алгоритми.

Якщо ви не можете побачити деякі типи програмного забезпечення, зокрема офісні програми або найпопулярніші продукти від Adobe, можна використовувати їх власні кошти. Однак у плані спрощення роботи, принаймні, користувачу-початківцю краще використовувати сторонні утиліти у вигляді прикладу з «КриптоАРМ». Само собою зрозуміло, що не слід забувати і про юридичну сторону питання. Деякі компанії створюють електронні підписи та сертифікати самостійно, але зрештою вони не те щоб виявляються недійсними, але юридичної сили не мають.