Як грамотно прошити документи перед здаванням до архіву чи податкової

Єдиної інструкції зі зшивання документів не розроблено. Але рекомендації з прошивки справ містяться в Методичних рекомендаціях Росархіву, наказі Міністерства культури Росії за 2005 № 536, інструкції Центрального банку з документознавства та в ГОСТі 51141, які регулюють правила зберігання документів.

Розглянемо основні засади правильного зшивання різних документів.

Обкладинка

Перед прошивкою документів слід подумати про картонну обкладинку для кожної папки. Вони бувають:

На обкладинці проставляються дані:

Назва організації.
Назва підрозділу організації (наприклад, відділ кадрів).
Індекс справи.
Заголовок справи.
Термін зберігання.
Номер тому.
Кількість листів у підшивці.
Дата складання підшивки.

Опис

Кожен комплект документів забезпечується описом. У ній міститься інформація:

Назва документу.
Дата підшивки.
Термін зберігання.
Анотація (тобто пояснення, що міститься у документі і для чого його необхідно зберігати).
Список усіх документів, внесених до підшивки, із зазначенням сторінок у кожному документі.
Дані відповідальної особи – укладача підшивки.

При нумерації опис не враховується. Опис може бути підшитий у спільну папку, може бути вклеєний в обкладинку або зберігатися окремо. Але діловоди воліють її все-таки прошивати: вища ймовірність її безпеки.

Нумерація листів

Нумерація проставляється арабськими цифрами(у поодиноких випадках - римськими), за зростанням. Зазвичай складання нумерації не викликає складнощів, але необхідно враховувати ряд тонкощів:

Способи прошивки документів

Пошити документи можна кількома способами:

За допомогою голки та нитки.Підходить для невеликого обсягу документів. Зшивання проводиться у два проколи, на звороті кінці нитки скріплюються. До нитки кріпиться фрагмент паперу із засвідчувальним написом та печаткою.
За допомогою нитки та дірокола.Спосіб аналогічний попередньому, але так можна зараз скріпити справу більшого обсягу. Обкладинку при цьому зазвичай не торкаються.
За допомогою дриля або шуруповерта.У такий спосіб зшивають справи великого обсягу. Як нитка може використовуватися товста мотузка або шнур. Також такий спосіб застосовують, якщо необхідно пошити справу разом із обкладинкою.
За допомогою палітурного верстата та автонумератора.Цей спосіб доступний лише у друкарнях.

Журнали обліку трудових книжок перед зшиванням слід опечатати за допомогою пломби.

Фото інструкція з прошивки документів нитками

Загальна схема прошивки документів

Як прошити документи для архіву

Документи необхідно здавати до архіву підприємства вже через рік, після того, як вони завершені у діловодстві. Після того, як вони зберігаються певний час в організації, їх необхідно передати до державного, регіонального чи муніципального архіву. Терміни визначені такі:

75 років – для документів з персоналу, господарських книг, записів нотаріальних дій та інших.
20 років – для проектів капбудівництва, технологічної та конструкторської документації, патентів.
15 років – для наукової документації.
5 років – для кінодокументів.
3 роки – для відео- та фотодокументів.

Документи до архіву здають співробітники служби документаційного забезпечення управління. Якщо такого специфічного підрозділу у створенні немає, то архівом розповідає секретар, фахівець кадрової служби чи заступник керівника, у окремих випадках – бухгалтер.

Перед підготовкою документів до архіву необхідно підшукати їм відповідну обкладинку та внести до опису додаткові відомості, такі як:

Дата складання опису.
Номер тома (якщо справа складається з кількох томів).
Прізвище та посада складового опис.

Саме оформлення справи складається з наступних стадій:

Контролює угруповання документів у справі.
Підшивка.
Нумерація листів.
Кріплення та складання завірювального напису з печаткою.
Складання опису справи.

Відео: Як прошити документи для архіву

Як прошити документи для податкової

Прошивка документів для податкової служби трохи відрізняється від прошивки документів для архіву. Її особливості такі:

Документи скріплюються у 3 проколи, відстань між ними не менше 3 см.
Справу можна пошити за допомогою прошивної голки нитками, банківським шпагатом або капроновою ниткою.
Документи потрібно опечатати, наклеївши на вузол папір 3х5 см. Кінці ниток повинні залишатися вільними.
На наклейці робиться завірювальний напис із печаткою.
Бухгалтерські звіти потрібно пошити в 5 отворів, вузол обклеюється цигарковим папером.

У липні 2013 року фіскальна служба пояснила, що заяви та установчі документи дозволяється здавати непідшитими.

Відео: Як правильно прошити документи для податкової

Завірювальний напис

Вона робиться після того, як усі документи підшиті та пронумеровані. Є фрагментом паперу 5х6 сантиметрів. Напис приклеюється на звороті останнього листа так, щоб зафіксувати вузол нитки, якою скріплено справу.

У ній вказується:

Кількість аркушів у справі (цифрами та прописом).
Особливості вкладених документів (наприклад, якщо якісь із них порвані).
Прізвище, посада та підпис укладача підшивки.

На напис ставиться печатка підприємства так, що її відбиток знаходився і на наклейці (тобто на самому написі), і на аркуші.

Як виправляти помилки

Основна вимога до підшитих документів – недоторканність. Якщо десь допущено неточність – наприклад, забули додати документ, то необхідно або підшивати його у вигляді окремого тому, або розбирати всю справу та перепрошувати за новою. У зброшуровану справу не допускається жодних вкладень та доповнень.

Якщо ж помилки виникли в нумерації, допускається використання літерної нумерації. Це означає, що на пропущений лист ставиться та сама цифра, але до неї додається буква, наприклад: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Якщо ж нумерація порушена серйозніше, її доведеться робити заново. Для цього необхідно акуратно закреслити неправильно проставлені цифри та вписати нові.

Зміни потрібно буде внести і в напис: на старі дані закреслити, а поруч поставити нові.