Що потрібно знати для правильного складання графіка відпусток

Графік відпусток – це документ, згідно з яким працюючим громадянам надається щорічна відпустка. У ч. 2 ст. 123 Трудового Кодексу РФ говориться, що він є обов'язковим до виконання. Графік необхідно затвердити пізніше, ніж 14 днів на початок нового календарного року (ст. 123 Трудового Кодексу РФ). Організація зобов'язана надати працівникові відпустку, а працівник повинен «відгуляти» її саме у період, зазначений у документі. За несвоєчасне складання графіка підприємству загрожують штрафні санкції та адміністративна відповідальність.

Форма графіка

Типову форму документа затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», там же даються роз'яснення щодо її заповнення.

Графік складається з реквізитної та табличної частини. У реквізитній зазначається найменування підприємства, код ОКПО, номер документа, дата складання та календарний рік, на який він готується.

Підставою для складання документа можуть бути як особисті заяви працюючих, і розпорядження керівника, враховує побажання співробітників. Протягом календарного року до акту можуть вноситись зміни шляхом видання наказу чи затвердження додатка.

Дані в табличній частині можуть групуватися за алфавітом, відповідно до підпорядкованості або черговості надання відпусток.

Заповнюючи графу «Кількість календарних днів», слід зазначати загальну кількість днів щорічної відпустки, включаючи додаткові дні. Також за згодою сторін відпочинок може бути поділений на частини, кожна з яких не повинна бути не менше ніж 14 днів.

Як скласти графік

На підприємстві з великою чисельністю зручніше складатиме акт на кожен структурний підрозділ окремо, об'єднавши його потім у загальний зведений документ. В організації з невеликою чисельністю можна обійтися одним документом.

Слід дізнатися, коли співробітникам зручніше піти відпочивати. Законодавство РФ виділяє групу осіб, відпустку яким роботодавець зобов'язаний надати за їх бажанням, незалежно від робочого стажу у компанії:

• неповнолітнім особам (ст.267 ТК РФ);
• жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після нього (ст.260 ТК РФ);
• співробітнику, дружина якого перебуває у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст.123 ТК РФ);
• суміснику, що йде відпочивати за основним місцем роботи (ст.286 ТК РФ);
• подружжю військовослужбовців – за бажанням одночасно з відпусткою військовослужбовців (ст.11 ФЗ від 27.05.1998 № 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців»);
• особам, які постраждали від чорнобильської катастрофи (ст.14, 15, 17 Закону РФ від 15.05.1991 № 1244-1) та ін.

Надання відпусток іншим працівникам провадиться на підставі ст. 121 Трудового Кодексу РФ. Своє право на першу щорічну відпустку співробітник може реалізувати, відпрацювавши 6 місяців в організації.

Уніфікована форма графіка відпусток Т-7 містить 10 граф.

Перед затвердженням акта слід заповнити графи 1-6.

Графа 4 «Табельний номер» заповнюється, якщо працівникам надаються табельні номери.

Найменування підрозділів та посад громадян, які працюють в організації, у документі повинні відповідати затвердженому штатному розкладу.

Графи 7-10 слід заповнювати після використання відпустки працівником. Важливо знати, що фактична дата відпустки вноситься після закінчення. Підставою догляду співробітника є наказ про надання відпустки.

Графи 8 та 9 заповнюються, якщо дата відпочинку переноситься. Дані до них вносяться виходячи з заяви співробітника та виданого наказу про перенесення. Статтею 123 Трудового Кодексу РФ визначено можливість перенесення щорічної відпустки. Наприклад, при повідомленні працівника про його початок пізніше за встановлений законом термін, порушення строків виплати відпускних, а також при серйозних втратах, що загрожують компанії внаслідок відсутності працівника.

Графа «Примітка» заповнюється, якщо відпустка працівнику не надавалася, була продовжена, або працівника було відкликано, для зазначення підстав надання відпустки, що перевищує 28 днів, а також в інших випадках.

На підставі відповідних документів роботодавець може вносити до форми Т-7 додаткові реквізити та графи. Наприклад, може додаватись графа ознайомлення співробітника з актом. Але навіть за відсутності такого доповнення роботодавець зобов'язаний сповістити співробітника про майбутню відпустку за 14 календарних днів до його початку. Так, графік відпусток на 2014 рік має бути затверджений не пізніше 17 грудня 2014 року.

Після затвердження документа він стає обов'язковим виконання обома сторонами трудових відносин.

Чи потрібно ознайомити працівників із графіком відпусток

Відповідно до Трудового Кодексу РФ, роботодавець ні знайомити працівників із цим документом. Головне - сповістити співробітника про початок відпочинку за допомогою повідомлення, на якому потрібна його підпис (ст. 123 ТК РФ). Отже, працівник дізнається про дату своєї відпустки не з графіка, а із спеціального повідомлення, складеного та затвердженого роботодавцем.

Що має враховуватись при складанні графіка відпусток?

• вимоги трудового законодавства щодо певних категорій працюючих громадян, які зобов'язують надавати відпочинок у зручний для них час;
• побажання самих працівників;
• думка виборного профспілкового органу;
• важливість забезпечення справної роботи підприємства.

Закріплення графіка відпусток у нормативних актах організації

Для запобігання суперечкам, що стосуються реалізації права на відпочинок, графік можна закріпити локальними нормативними актами. З цією метою у колективному трудовому договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку зазначаються всі стадії складання документа – від заповнення «опитувального листа» до повідомлення працівника про початок щорічної відпустки.

Чим загрожує відсутність графіка чи оформлення його неналежним чином

Неправильно оформлений акт створює проблеми при нарахуванні відпускних, порушує виробничий процес, ускладнює пошук заміни співробітнику.

Порушення термінів затвердження документа, і навіть його відсутність тягне у себе застосування штрафних санкцій, оскільки є адміністративним правопорушенням (ст. 5.27 КоАП РФ). На посадову особу може накладатися штраф у розмірі від 1 000 до 5 000 рублів, на юридичну особу – штраф від 30 000 до 50 000 рублів або зупинення діяльності строком до 90 днів, на підприємців без утворення юридичної особи – штраф від 1 000 до 5 000 рублів чи зупинення діяльності терміном до 90 днів.

Поширені помилки, які допускаються у графіку відпусток:

• порушення строків складання документа;
• неподання категоріям працівників, визначеним законодавством, права на відпочинок у потрібний для них час;
• відсутність у графіку сумісників за їх фактичної наявності в організації;
• ігнорування побажань працівників щодо дати відпустки;
• порушення строків надання відпусток, зазначених у документі;
• відсутність у акті змін, пов'язаних із прийомом нових працівників.

Чи важливі побажання працівника під час складання документа

Щоб уникнути трудових спорів, доцільним буде складання опитувального листа. У ньому можна вказати прізвище та ініціали кожного працюючого, посаду, дату початку та закінчення відпускного періоду (або його частин), підпис працівника та дату заповнення.

Якщо все ж таки сталося так, що дати відпустки у графіку та в опитувальному аркуші різняться, можна отримати від співробітника письмове підтвердження його згоди із зазначеним відпускним періодом.

Перенесення часу відпочинку

Роботодавець не має права відмовити співробітнику у наданні щорічної відпустки. У виняткових випадках він може бути перенесений на інший зручний для працівника час, але лише за його згодою. Але за будь-яких обставин співробітник повинен реалізувати право на відпочинок не пізніше ніж через 12 місяців після закінчення робочого року, за який відпустка має надаватися. Якщо вона погоджується на перенесення часу відпустки – роботодавцем оформляється відповідний наказ. При відмові від перенесення працівник іде відпочивати у період, зазначений у графіку.

Якщо ініціатива про перенесення відпускного періоду походить від працівника, йому необхідно написати заяву із зазначенням причин, що спричинили зміну дати. У цьому випадку на перенесення часу відпустки потрібна згода роботодавця.

Відповідно до ст. 124 Трудового Кодексу РФ, відпускний період переноситься чи продовжується у разі хвороби співробітника, підтвердженої листком тимчасової непрацездатності, виконання працівником під час відпочинку державних обов'язків (якщо ці обов'язки згідно із законодавством передбачають звільнення з роботи), а також в інших випадках, встановлених законом.