Акт прийому-передачі трудових книжок: зразок, бланк та порядок заповнення

У статті докладно описується порядок складання та форма такого документа, обставини, що передбачають необхідність його оформлення. Особлива увага приділяється роботі комісії та обов'язкам уповноважених осіб підприємства щодо дотримання процедури приймання-передачі трудових книжок та їх зберігання в організації протягом встановленого строку.

Одним із найважливіших кадрових документів є трудова книжка. Так як це бланк суворої звітності, Контроль над його заповненням і безпекою надзвичайно високий. Для здійснення зазначеної діяльності керівник призначає окремого працівника.

У випадку, якщо працівник, якому зобов'язана дана кадрова задача, не може виконувати свої обов'язки (при звільненні або через хворобу), виникає необхідність видання акта приймання-передачі зазначених кадрових документів новому співробітнику.

Як скласти документ

Для наділення нового працівника повноваженнями на підприємстві складається акт. Створення цього документа дозволяє законно передати справи новому працівникові, додатково оцінюючи якість попереднього кадровика. Акт готує спеціальна комісія, що складається із співробітників потрібної кваліфікації. Склад – не менше двох осіб. Для затвердження комісії випускається відповідний наказ, який візується керівником особисто.

У наказі фіксується така інформація:

правила формування комісії, її чисельний та персональний склад;
правила збирання інформації, відображення результатів роботи комісії.

Комісія має перевірити правильність заповнення трудових книжок, ведення журналів та книг обліку. Тільки після проведення перевірки справи передаються новому працівникові.

Так як акт приймання-передачі не має уніфікованої форми, організації мають право розробити її на власний розсуд. Форму бажано зафіксувати у своїй обліковій політиці, щоб у разі схожої ситуації не створювати документ заново.

Документ переважно оформляти на бланку організації.

Вимоги до змісту акту єдинідля організацій усіх форм власності. Обов'язкове включення наступної інформації:

реквізити організації;
дата та місце створення акту;
П.І.Б. та посади осіб, які беруть участь у процесі приймання-передачі;
перелік учасників комісії;
інформація про результати перевірки.

Якщо інформації багато – можливе складання кількох сторінок. Всі листи прошиваються суворою ниткою. З зворотного боку на кріпленні ставиться печатка організації та підпис уповноваженої особи, а також вказується поточна дата та кількість аркушів.

Для надання юридичної сили документу важливо, щоб кожен член комісії залишив свій підпис. Після завершення роботи комісії готовий акт відправляється в архів організації до запитання.

Зразок грамотного складання акту

Вся інформація про трудові книжки, як правило, збирається у таблиці.

У графах зазначається:

П.І.Б. власника.
Серія та номер документа.
Наявність вкладок.
Примітки.

У шапці прописуються:

Реквізити організації.
Дата створення.
Порядковий номер.
Стверджуюча віза директора.

Нижче за таблицю вказується загальна кількість внесених до неї документів.

Якщо додатково передаються порожні бланки, складається друга таблиця з їх переліком і описом.

Акт завершується підписами членів комісії, що підтверджують. Поруч прописується посада співробітника та розшифровка підпису.

Обов'язки та відповідальність уповноваженої особи

Оскільки у трудових книжках міститься інформація про стаж працівника, – контроль їх заповненням підвищено. Відповідно до норм чинного Законодавства, повну відповідальність за них несе роботодавець.

Для грамотного обліку роботодавець може доручити справи окремому співробітнику, який має потрібну кваліфікацію.

Фіксуються його обов'язки у посадовій інструкції. Для наділення цього працівника повноваженнями видається наказ.

Документ складається на бланку організації та містить таку інформацію:

ціль створення;
посада співробітника, який наділяється повноваженнями;
посаду працівника, який виконуватиме обов'язки відповідальної особи за її відсутності.

Наказ покладає в наявності перелік обов'язків:

грамотно вести трудові книжки (прийняття працювати, звільнення, дисциплінарні стягнення, нагороди, виправлення помилок);
здійснювати облік у видатково-прибутковій книзі обліку бланків та у книзі обліку;
нести відповідальність за збереження книжок.

Робота з кадрами накладає певну відповідальність. Роботодавець має право призначити дисциплінарне стягнення у разі допущення помилок. Така ситуація оформляється наказом. Залежно від ступеня допущеної помилки застосовуються такі покарання:

усне зауваження;
догана із занесенням в особисту справу;
звільнення;
компенсація матеріальних збитків.

Працівник має право оскаржити дисциплінарне стягнення, якщо має підстави не погодитись з ним. Вирішенням спорів щодо оскарження займається трудова інспекція або суд.

У деяких випадках, при недотриманні посадової інструкції, співробітник може зіткнутися з матеріальною відповідальністю:

при несвоєчасному наданні книжки працівникові (якщо це стало перешкодою при влаштуванні на нову роботу, у зв'язку з чим працівник отримав фінансові втрати);
при некоректному заповненні причини звільнення, яка завадила співробітнику влаштуватися на нову роботу – у цьому випадку звільнений працівник має право вимагати відшкодування моральної шкоди у судовому порядку.

В окремих випадках може наступити кримінальна відповідальність:

якщо роботодавець порушив права співробітника, надавши йому свідомо неправдиву інформацію — у цьому випадку суд зобов'яже організацію виплатити штраф або позбавить посадову особу повноважень на строк від двох до п'яти років;
внесення до документів недостовірних даних тягне за собою відповідальність у вигляді штрафу, призначення виправних робіт чи позбавлення волі;
псування документів, крадіжка з корисливою метою – штрафні санкції або виправні роботи.

Питання достовірності інформації в трудовій книжці та контролю за веденням зазначених кадрових документів розглянуто в наступному інформаційному відео.

Як бачимо, реалізації функцій з ведення трудових книжок від співробітника потрібна гранична уважність. Тому постійне підвищення кваліфікації у своїй сфері ретельного інструктажу призначеної особи дозволить запобігти виникненню спірних ситуацій між працівниками організації та керівництвом.