Процент просроченной дебиторской задолженности формула. Система управления дебиторской задолженностью. Как долго может существовать просроченная дебиторская задолженность

В анализе дебиторской задолженности некоторые задачи, которые на первый взгляд кажутся сложными, на поверку часто оказываются простыми. Достаточно только вникнуть в их суть и воспользоваться для их решения программой Excel. Научимся вычленять из общего списка тех клиентов, сумма задолженности которых больше судебных издержек.

Расчет количества просроченных дней

Ситуация, когда необходимо вычленять клиентов с задолженностью, может возникнуть на предприятии, которое работает с отсрочками платежей. Т.е., например, товар отгружается 1 числа, и покупателю дается отсрочка на 2 недели. Т.е. до 15-го он должен внести платеж. Составим базовый отчет дебиторской задолженности в Excel , чтобы понять принцип.

В ячейке B2 текущая дата прописана не цифрами, а формулой, чтобы при открытии документа всегда проставлялась актуальная дата. Столбец с датами отгрузки товара представлен в формате ДАТА, а с суммами задолженности – в финансовом.

Чтобы рассчитать количество просроченных дней по дебиторской задолженности, нужно из фактической даты, на которую должен был быть произведен платеж, вычесть текущую. Добавим еще один столбец, в котором запишем простую формулу: прибавим к дате отгрузки количество дней отсрочки. И протянем формулу до конца таблицы.

По дебиторке получилось, что, ИП «Карпов», например, должен был выплатить задолженность еще 4 февраля, а сегодня уже 3 марта. А вот у предприятия ИП «Стригунова» еще есть 6 дней для выплаты, т.к. ее крайний срок – 9 марта.

Теперь подсчитаем количество просроченных дней, не забыв изменить формат ячеек нового столбца на числовой.

Т.е. из текущей даты мы вычитали дату оплаты и получили количество просроченных дней. Обратите внимание, ячейка B1 абсолютная (заключена в значки $), поэтому при протягивании формулы она остается неизменной. Кстати, у нас получилось два отрицательных значения. Это значит, что ИП «Стригунова» и ИП «Малышев» еще имеют 6 и 2 дня, соответственно, на внесение платежей.

Расчет пени за период просрочки

Просрочка клиента не должна оставаться безнаказанной. Поэтому начисляем пеню, которая составляет 0,1% за каждый просроченный день. Умножим 0,1% на сумму долга и количество дней просрочки.

Двоих клиентов без долга, выделенных красным, пока скроем. Но убирать из списка не будем, чтобы при открытии этого же документа через неделю, задолженность просчиталась автоматически. Выделим обе строки, кликнем правой кнопкой и выберем СКРЫТЬ.

О том, что у нас есть еще два клиента, напоминает нарушенная последовательность строк.

Расчет ставки рефинансирования на день расчета

Второй вариант начисления процентов на сумму долга – в зависимости от ставки рефинансирования на день расчета. Предположим, она составляет 10%. Умножаем ставку на количество просроченных дней и на сумму долга, поделенную на 365.

Видим, что пени при таком расчете получились меньше, чем при прибавлении 0,1% за каждый день просрочки. Поэтому делаем вывод, какой способ начисления процентов выгоднее указывать в договоре.

Как вычленить недобросовестных клиентов

Осталось главное: определить искомых клиентов. Для начала сложим долг и пени, начисленные через 0,1%.

Предположим, что судебные издержки составляют 5000 рублей на одного клиента. Подсчитаем внизу сумму, которую мы сможем получить после подачи в суд на тех, у кого задолженность более 5000. Для этого понадобится функция СУММЕСЛИ.

Первый аргумент: диапазон, в котором будет искаться критерий. Второй: собственно, критерий, (>5000). Третий: диапазон суммирования (он совпадает с первым). И не забываем вычесть скрытых Стригунову и Малышева (H12 и H13). Получаем 73984 рубля.

Чтобы быстро определить тех, на кого следует подать в суд, можно воспользоваться функцией ЕСЛИ. Пропишем ее в новом столбце.

Прочитать формулу можно так: если общая сумма задолженности превышает 5000 рублей (H4>5000), то выводим «в суд». В противном случае выводим пробел. Таким образом, мы вычленили клиентов, чья сумма задолженности превышает судебные издержки.

На данной странице представлена структура регламента определяющего мероприятия выполняемые различными должностными лицами компании, в рамках единого процесса контроля и взыскания дебиторской задолженности.
Указанный документ является элементом системы управления дебиторской задолженность предприятия .

Регламент контроля дебиторской задолженности (далее ДЗ) и взыскания просроченной ДЗ (далее ПДЗ)

1. Назначение Регламента.

Настоящий Регламент предназначен для:

• Системного предупреждения возникновения просроченной дебиторской задолженности (далее - ПДЗ), предотвращения возникновения невозвратной и хронической дебиторской задолженности.
• Сокращения среднего времени просрочек и уменьшения среднего объема ПДЗ.
• Удержания размеров ПДЗ в пределах планово-нормативных значений.

2. Область применения настоящего Регламента.

2.1 Настоящий Регламент применяется ко всем клиентам, работающим с отсрочкой платежей и ко всем случаям возникновения ДЗ и ПДЗ, независимо от категорий клиентов, кроме случаев по которым существует письменное распоряжение руководства о полном или частичном исключении их из области применения настоящего Регламента.

2.2 Регламент вступает в силу с момента возникновения у клиента ДЗ перед организацией (тоесть, с момента получения им первой партии товара по отсрочке).

3. Классификация клиентов (статусы) и признаки их определяющие.

По признаку расчетно-платежной дисциплины, при погашении ДЗ, всем клиентам организации присваиваются 4 основные категории или статуса:

3.1 Надежные плательщики - клиенты которые имея отсрочку платежа в течение годичного периода ни разу не допустили просрочки возврата ДЗ, либо, допустили не более 2-х просрочек продолжительностью до 1 недели, с предварительным предупреждением о просрочке и согласованием условий реструктуризации долга.

3.2 Клиенты с неопределенной надежностью - клиенты, по которым отсутствует статистика взаимодействия по ДЗ в течение предшествующего годичного периода, либо клиенты, статистика платежей по которым нестабильна. То есть присутствует до 50% случаев - просрочка на промежутки времени (от 1-й, до 2х недель), с предупреждениями и без них, при этом всегда присутствует согласие на реструктуризацию долга.

3.3 Клиенты угрожаемые просрочке - клиенты, допускавшие в течение годичного периода:

• разовые просрочки на периоды более 1-го месяца;
• более 1 (одной) просрочки в месяц на периоды более 2х недель, преимущественно без предупреждений;
• просрочку до 1 месяца более чем в 50% случаев;
• уклонение от контактов и возражение против предложенных им условий реструктуризации задолженности.

3.4 Клиенты неплательщики - клиенты:

• имевшие в истории взаимодействия за прошедший годичный период более 1 (одной) в месяц просрочки оплаты ДЗ на период более 2х недель, без предупреждений, протестовавшие против предложенных условий реструктуризации долга и допускавшие уклонение от контактов;
• с которыми ранее уже происходили судебные разбирательства;
• в чей адрес уже направлены претензионные письма.

4. Присвоение исходных категорий (статусов) клиентам.

4.1 Исходные категории (статусы) присваиваются клиентам в начале календарного года, исходя из истории взаимодействия с ними и статистики своевременно/несвоевременно погашенных долгов перед предприятием с учетом критериев, приведенных в п.3.

4.2 Присвоение категорий клиентов выполняется совместно Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК), затем, утверждается Коммерческим Директором (КД) предприятия.

4.3 В зависимости от присвоенного клиенту статуса (категории), ему автоматически устанавливаются следующие условия поставки/оплаты товаров, предоставляемых организацией:

4.4 С течением времени, в зависимости от статистики платежей и просрочек, категория клиента может изменяться, как в сторону повышения, так и в сторону понижения, а вместе с ней будут изменяться и установленные данному клиенту условия поставки.

4.5 Контроль статистики платежей и изменений кредитной истории клиентов выполняется совместно Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК).

4.6 Пересмотр (подтверждение или изменение) статусов (категорий) клиентов осуществляются по итогам 3-х месяцев взаимодействия, также Руководителем Отдела Продаж (РОП) и Руководителем Службы Финансового Контроля (РСФК).

5. Упреждающие действия.

5.1 Основными рабочими документами по контролю динамики ДЗ/ПДЗ являются: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, маршрутный лист и история платежей.

5.2 В отношении новых клиентов (клиентов, по которым отсутствует статистика, потому что работа с ними ранее не велась), для адекватного представления об их платежеспособности, Торговыми Представителями (ТП) должны быть, как минимум, собраны сведения о личных данных владельца, руководителя и ЛПР, о чем делается отметка в карточке клиента.

5.3 Так же, в обязательном порядке, от ТП требуется внесение в карточку состояния торговой точки, наличия товаров, местоположение, представленности брендов, уровня цен и товарных запасов (для определения безопасного лимита отгрузки).

5.4 Для выбора условий и заключения Договора, Торговому Представителю обязателен следующий пакет документов:

1. Заверенная копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица.
2. Заверенная копия Свидетельство о постановке на учет юр. лица в налоговом органе.
3. Заверенная копия Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
4. Выписка из ЕГРЮЛ сроком не позднее 30дней.
5. Заверенная копия устава (сведения о размере уставного капитала, местонахождении предприятия или ЧП, компетенции и сроках назначения директора).
6. Заверенная копия протокола или решения о назначении руководителя предприятия.
7. Письмо с просьбой о заключении договора отсрочки.
8. Реквизиты предприятия и личная контактная информация о первых лицах предприятия (Директор, Гл. бухгалтер, товаровед, специалист по закупкам), с указанием рабочих, домашних и личных мобильных телефонов.

В случае отсутствия хотя бы одного из перечисленных выше пунктов, решение о заключении Договора принимается лично Генеральным директором.

5.5 В отношении клиентов ранее допускавших просрочки погашения ДЗ, работниками Отдела Продаж (ОП) применяется заблаговременное предупреждение о наступлении сроков платежа, однако, в зависимости от присвоенной клиенту категории (см. П 4 настоящего Регламента), интенсивность напоминания должна быть различной.

5.6 Звонки с предупреждением выполняются ТП в плановом порядке, каждую пятницу, в отношении клиентов, у кого на следующей неделе наступает срок платежа в соответствии с Договором.

6. Контроль динамики ДЗ и ПДЗ

6.1 Выполняет торговый представитель.

6.1.1 Общение с клиентом в процессе визита предшествующего дате наступления платежа: В ходе визита, предшествующего оплате, ТП, после выполнения основных целей визита, напоминает лицу принимающему решение (далее ЛПР) Клиента о сроке предстоящего платежа, указывая дату, номер, сумму оплачиваемой накладной, форму оплаты. Затем, сверяется на основе п. 5.1 с данными Клиента.

6.1.2. ТП анализирует поведение Клиента по отношению к долгу.

Варианты:

6.1.3 .Общение в день платежа:

1. После приветствия и установления позитивного контакта к ЛПР, указывает, как одну из целей взаимодействия, оплату по текущей накладной (указывая дату, номер, сумму).
2. Вариант ситуаций:

6.2 Выполняет супервайзер.

(Рабочие документы: отчет 1С по задолженности контрагентов, план работы на неделю, чек лист, маршрутные листы т.п.)

1. Лично контролирует просрочки платежа более 5 дней с момента даты платежа по договору, в случае просрочки более 10-ти дней, подает НОП докладную записку с отчетом о проделанной работе и просьбой о дальнейшем взыскании с неплательщика.
2. В конце рабочей недели анализирует ситуацию с просроченной дебиторской задолженностью подчинённых, планирует (с включением в оперативный план) мероприятия по ликвидации просрочки платежа в форме:

• индивидуальной или групповой работы с торговым представителем в офисе. Включая направление торгового представителя в тренинговую группу по теме: «Переговоры с клиентом должником» ;
• индивидуальной работы с торговым представителем на территории;
• телефонного звонка или личного визита к Клиенту должнику;
• согласованного взаимодействия с сотрудником СФК.

6.3 Выполняет начальник отдела продаж

(Рабочие документы: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, недельные планы супервайзеров, планы работы на неделю, оперативный план на месяц.)

1. Лично контролирует и принимает участие в процессе взыскания просрочки платежа, продолжительностью более 10 дней с момента даты платежа по договору.

2. Проверяет недельное планирование работы супервайзеров отдела продаж (далее ОП), на предмет наличия в плане мероприятий по сокращению ДЗ и работе с Клиентами должниками.

2.1. Контролирует в ежедневных отчетах (чек лист) действия ТП и СВ в ситуации просрочки платежа, включая наличие тренинг целей.

3. По результатам контроля работы отдела НОП с 10 по 15 день принимает решение о:

• предоставлении СВ дополнительного срока на взыскание ПДЗ;
• безоговорочном взыскании денежных средств. В этом случае оформляется докладная записка непосредственному руководителю с отчетом о проведённых мероприятиях по возврату ПДЗ.

4. Планирует и отражает в оперативном плане мероприятия по сокращению процента просрочки платежей в ОП.

5. Определяет, на основе анализа работы за период, плановый процент просрочки платежа на месяц и согласует его Директором.

6.4 Директор ООО

(Рабочие документы: отчет 1С по дебиторской задолженности контрагентов, маршрутные листы супервайзеров, оперативный план на месяц начальника отдела продаж (НОП), личный оперативный план.)

1. Лично контролирует процесс возврата просрочки платежа более 15 каленых дней с момента наступления даты платежа по договору.

1.1 В течении 10 календарных дней с момента наступления сроков по п1. принимает решение о:

• предоставление НОП дополнительного срока на взыскание ПДЗ;
• включение задачи по конкретной ситуации ПП в план сотрудника СФК;
• реструктуризации задолженности (частичный возврат товара, компенсация иным товаром дополнительная отсрочка с оплатой пени);
• изменение статуса надёжности клиента и последующим изменением коммерческих условий в программе 1С;
• безоговорочном взыскании денежных средств;
• переносе ПДЗ в базу безвозвратной ДЗ.

2. Контролирует наличие в оперативном плане НОП мероприятий по сокращению дебиторской задолженности (ДЗ) и работе с Клиентом должником.

3. Утверждает допустимый плановый процент просрочки платежа на следующий месяц ОП.

6.5 Юридический отдел

• На основании запроса ОП, СФК или указаний директора ООО:
• оформляет претензии контрагентам должникам;
• организует работу по взысканию ПДЗ в соответствии с действующим законодательством РФ и требованиями внутренних стандартов компании;
• ведёт учет работы с ПДЗ в сетевом графике.

7. Цена просрочки и условия реструктуризации задолженности

7.1 По решению руководства ООО, до официального направления претензии в суд, допустима просрочка не более 3-х календарных недель (или 15 банковских дней) со дня наступления просрочки. Другими словами, по истечению 4-х календарных недель или 20-ти банковских дней, просрочка должна быть погашена, принята программа реструктуризации долга, либо клиент должен быть передан в ЮО и СФК для обеспечения претензионного порядка взыскания ПДЗ.

7.2 Данный период времени является ресурсом для работы торговых представителей, супервайзеров и руководителя отдела продаж по досудебному решению вопроса в интересах обеих сторон и согласованию реструктуризации просроченной задолженности.

7.3 Просрочка погашения ДЗ фактически является товарным кредитованием клиента неплательщика, следовательно, при изменении сроков погашения ДЗ со стороны клиента, справедливо будет и изменение условий оплаты суммы просрочки.

7.4 В случае согласия клиента на реструктуризацию просроченной задолженности, с клиентом заключается дополнительное соглашение к действующему Договору, согласно которому, действует следующая таблица:

7.5 При этом в компетенции торгового представителя, ведущего данного клиента, входит возможность исключить оплату за просрочку в течение 1-й недели просрочки (если полное погашение ПДЗ состоится в рамках этой недели).

7.6 Возможность исключить оплату просрочки за вторую неделю (по устному ходатайству ведущего клиента торгового представителя и при условии полного погашения ПДЗ за этот период) входит в компетенцию Руководителя Отдела Продаж.

7.7 Остальные решения по предоставлению льгот и исключений находятся в компетенции Директора ООО.

7.8 В случае частичного погашения клиентом просрочки, означенная в таблице (п. 7.4 настоящего Регламента) ставка будет взиматься с непогашенного остатка ПДЗ.

8. Меры воздействия при наступлении просрочки платежа

В случае отсутствия поступления планового платежа в назначенный день, а также отсутствия предупреждения со стороны должника предпринимаются следующие действия:

Лист ознакомления

В рыночных условиях работа компаний связана с большими объемами расчетов с различными контрагентами.

Просроченная дебиторская задолженность — это несвоевременное выполнение должником условий контракта по срокам за предоставленные активы.

Ее наличие неблагоприятно воздействует на финансовую стабильность и эффективность любого бизнес-субъекта.

Основная причина появления долгов — на этапе подписания договоров большинство компаний не оценивают возможных рисков, не рассматривают репутации контрагентов и реальных возможностей.

Вообще, дебиторскую задолженность имеет любая компания. Обойтись без нее сложно. Но, все зависит от допустимой нормы задолженности, когда она перекрывается поступлениями от иных клиентов – проблем нет.

Навигация по статье

Кредиторская и дебиторская задолженность: о главном

Кредиторская задолженность («это то, что должны мы») – долги компании перед субъектами хозяйствования: поставщиками, подрядчиками, персоналом, страховщиками, гос. бюджетом, арендаторами и пр. Ее наличие на балансе предприятия увеличивает оборотные средства и помогает избежать простоев производства, если свободных средств для оплаты поставок нет.

Прежде, чем анализировать состояние дебиторской задолженности, рассчитывают ее долю и уделяют этому особое внимание. Расчёт показателя осуществляется по формулам:

• доля ДЗ в активах предприятия = (ДЗ/ активы) х 100
• в стоимости оборотных активов = (ДЗ/оборотные активы) х 100
• коэффициент ДЗ = ДЗ/ выручка (информирует, какой размер продукции, которая еще не оплачена, приходится на один руб. продажи)
• срок погашения ДЗ = (ДЗ х длительность периода)/выручку от реализации (при помощи данного показателя проводится оценка срока, в течении которого произойдет погашение задолженности)

Проводя анализ «дебиторки» особое внимание нужно уделять вышеуказанному показателю. Тенденция к увеличению доли просроченной задолженности указывает на снижение ликвидности предприятия.

Управление задолженностью: часть финансового менеджмента предприятия

Как часть учетной, а также маркетинговой, политики предприятия, управление задолженностью обращено на расширение реализации продукции, оказания услуг, оптимизацию общей величины долга. Чтоб управление долгом было эффективным нужно:

• на каждую отчетную дату определять задолженности
• изучать и анализировать факторы, негативно влияющие на долг
• постоянно контролировать состояние задолженности

Проблема наличия дебиторской задолженности более актуально проявляется в инфляционный период, когда деньги начинают обесцениваться. Предприятие в таких условиях теряет более половины своей прибыли.

Функциями управления являются:

• планирование – проведение оценки управленческих решений, предварительных финансовых расчетов, формулирование действенной стратегии, выбор разумных значений «дебиторки»
• организация управления – проведение менеджерами предприятия текущей работы по дебиторской задолженности, более значимы прозрачность, своевременность и актуальность получения информации о должниках, суммах платежей, выставленных и неоплаченных в срок счетах и др.
• мотивация – совокупность административных и психологических моментов определяющих поведение менеджеров предприятия
• анализ и контроль – изучение факторов, влияющих на отклонение фактических показателей состояния задолженности от плановых

Итак, правильно организованное управление повысит предприятия, позволит подобрать правильные методы воздействия на должников, даст возможность контролировать долг и разработать правильные меры по его сокращению.

Погашение дебиторской задолженности: индикатор эффективных отношений с клиентом

Погашение долга выполняется в порядке, предусмотренном условиями контракта.

Оценивая финансовую стабильность предприятия используют показатель «срок погашения дебиторской задолженности».

Это временной отрезок, на протяжении которого предприятие надеется получить деньги за свою продукцию, одновременно он является индикатором эффективных отношений с клиентом.

Для успешного контроля сроков погашения долга, нужна эффективная стратегия управления задолженностью.

Основными ее элементами являются: группа покупателей и выделение среди них тех, с которыми предприятие готово работать без предоплаты, санкции за несвоевременное погашение обязательств, с должниками при появлении просрочки.

Определяется период погашения долга так:

• Время погашения ДЗ = (360*Среднегодовая сумма ДЗ) / Выручка от реализации
• Среднегодовой объем ДЗ = Сумма задолженности на конец дня / Количество рабочих дней

Погашение дебиторской задолженности — платежи от юридических или физических лиц в результате взаимоотношений с предприятием. Следует помнить главное – большая сумма дебиторской задолженности образуется на тех предприятиях, где контроль за ее погашением отсутствует либо не эффективен.

Отсутствие дебиторской задолженности: первоочередная задача любого предприятия

Первоочередной задачей какого-либо предприятия является проведение нужных мероприятий, предупреждающих появление долга. Для этого важно обладать полной информацией о контрагенте, его репутации, финансовом состоянии.

При острой необходимости, перед подписанием контракта, за ее получением можно обратиться к соответствующим специалистам. Кроме того, в целях предотвращения возникновения задолженности, эффективнее работать по полной/частичной предоплате.

Некоторые компании, борясь за клиента, чаще используют продажу продукции либо под кредит. Но, этот путь приводит к отсрочкам платежей и возникновению долгов.

Предприятия, надеясь вернуть средства и увеличить прибыль, часто по различным причинам не имеют возможности взыскать задолженность с контрагентов. Дебиторка «виснет» на неопределенный срок, значительно уменьшая доходность предприятия. Поэтому профилактика возникновения просроченной задолженности лучшая гарантия ее отсутствия.

Более того, менеджеры компании должны руководствоваться следующим:

• перед тем как начать работу с потенциальными клиентами проверить их репутацию, собрать всю текущую информацию
• выяснить, чем руководствовались клиенты, когда назначали очередность платежей и постараться оказаться «в начале списка»
• чаще организовывать «профилактические разговоры» с клиентами
• подробно оговаривать сроки платежей, условия работы, вести записи сумм, сроков, договоренностей и ссылаться если будет необходимо на них
• при возможности получать от клиентов предоплату и отслеживать другие их платежи
• истребовать всю контактную

Невозможность вернуть долг может быть временным явлением, или наоборот изначальной нацеленностью недобросовестного покупателя на обман. Поэтому, правильно собранная информация о клиентах, своевременный ее анализ помогут в предупреждении возникновения долгов и последующей «борьбе» за капитал.

О взыскании дебиторской задолженности рассказывает юрист на видео:

Задайте свой вопрос в форму ниже

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

• срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
• уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
• создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
• создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
• предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

Кдз = З/А,

где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З - сумма задолженности;

А - общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

КО = ОР/З,

где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

Кпр = Зпр/З,

где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз - Здз - Пдз,

где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор - запланированный объем сбыта в кредит;

Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;

Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр - период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

Пг = Цс х 360/Сп,

где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп - срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.

Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.