Учетная политика и форма ведения бухгалтерского учета на предприятии. Формы ведения бухгалтерского учёта На предприятии используется форма бухгалтерского учета

Формы ведения бухгалтерского учета на малом предприятии

Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета.

Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

Форма бухгалтерского учета представляет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах.

Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:

аккумулировать всю необходимую информацию;

группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;

обеспечивать удобство пользования учетным регистром;

обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации и т. д.). Данное условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.

Правильный выбор формы бухгалтерского учета является одним из необходимых условий эффективной организации бухгалтерского учета у хозяйствующего субъекта.

На малых предприятиях можно применять следующие формы бухгалтерского учета.

1. Упрощенную форму бухгалтерского учета , которую можно вести:

по простой форме бухгалтерского учета, предусмотренную Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утв. приказом Минфина России от 21.12.98 № 64н (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);

по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета, предусмотренную Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утв. приказом Минфина России от 21.12.98 № 64 н).

2. Мемориально-ордерную форму.

3. Единую журнально-ордерную форму.

4. Журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций.

5. Автоматизированную форму.

6. Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей , применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга учета доходов и расходов; утв. приказом МНС России от 28.10.02 № БГ-3-22/606). Данная форма может применяться только организациями, перешедшими на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2. "Упрощенная система налогообложения" НК РФ.

УПРОЩЕННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (не более ста в месяц), рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета, предусмотренной Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 21 декабря 1998 года № 64 н.

Для организации учета по упрощенной форме малое предприятие на основе типового Плана счетов составляет рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам.

Простая форма бухгалтерского учета

Малые предприятия, совершающие не более тридцати хозяйственных операций в месяц, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге учета фактов хозяйственной деятельности.

Помимо Книги малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы, в которой учитываются расчеты по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц с бюджетом.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга содержит все счета из рабочего плана счетов, утвержденного малым предприятием, и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.

Вести книгу можно в виде ведомости, открывая ее на месяц, используя при необходимости вкладные листы для учета операций по счетам. Если Книга открывается для учета операций в течение всего года, она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице следует записать количество содержащихся в ней страниц, заверить запись подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати малого предприятия.

Записи в книге начинаются с внесения сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым такие остатки имеются.

Затем в графе "Содержание операций" записывается месяц и в хронологической последовательности на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца, при этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе "Сумма", отражаются методом двойной записи одновременно по графам "Дебет" и "Кредит" счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.

По окончании месяца выявляется финансовый результат, отражаемый в книге отдельной строкой, подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников за месяц выводится сальдо по каждому их виду на 1-е число следующего месяца.

Схема документооборота при простой форме бухгалтерского учета выглядит следующим образом: Первичные учетные документы - Ведомость заработной платы - Книга учета фактов хозяйственной деятельности - Кассовая книга- Баланс и отчетность.

Форма учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия

Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово - хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:

1. Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (форма №В-1);
2. Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (форма №В-2);
3. Ведомость учета затрат на производство (форма №В-3);
4. Ведомость учета денежных средств и фондов (форма №В-4);
5. Ведомость учета расчетов и прочих операций – (форма №В-5);
6. Ведомость учета реализации (форма №В-6 (оплата));
7. Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма №В-6 (отгрузка));
8. Ведомость учета расчетов с поставщиками (форма №В-7);
9. Ведомость учета оплаты труда (форма №В-8);
10. Ведомость (шахматная) – (форма №В-9).

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе "Корреспондирующий счет"), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.

В обеих ведомостях в графах "Содержание операции" (или характеризующих операцию) делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и другие).

Обобщение месячных итогов, отраженных в ведомостях, производится в шахматной ведомости по форме №В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость, в свою очередь, служит для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в регистрах бухгалтерского учета отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - красной).

Всякое исправление ошибки в соответствующей ведомости должно быть оговорено надписью "Исправлено" с указанием даты и подтверждено подписью лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии.

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (В-1)

Ведомость по форме № В-1 является регистром аналитического и синтетического учета наличия и движения основных средств (счет 01 "Основные средства"), а также расчета сумм амортизационных отчислений (счет 02 "Амортизация основных средств").

Данные по основным средствам записываются в ведомости позиционным способом по каждому объекту отдельно. Ежемесячно при наличии движения основных средств подсчитываются суммы их оборотов, и выводится остаток основных средств на 1-е число следующего за отчетным месяцем.

Перемещение основных средств внутри малого предприятия в ведомости не отражается.

Для контроля за суммами начисленной амортизации ускоренным методом и с начала эксплуатации основных средств по всем основным средствам в ведомости предусмотрены соответствующие графы учета амортизации с нарастающим итогом.
Данные ведомости о суммах начисленных амортизационных отчислений используются для отражения операций по их движению в ведомостях по формам № В-З "Ведомость учета затрат на производство" и В-4 "Ведомость учета денежных средств и фондов".

При наличии у малого предприятия значительного количества объектов основных средств оно может вести их учет с использованием первичной формы № ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств".

На основании итоговых данных карточек учета движения основных средств ведется сводный учет движения основных средств по счету 01 "Основные средства" в ведомости по форме № В-1.

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (В-2)

Ведомость по форме № В-2 предназначена для аналитического и синтетического учета производственных запасов, готовой продукции и товаров, отражаемых на счетах 10 "Материалы" и 41 "Товары", а также сумм налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям (счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям").

Ведомость открывается на месяц и ведется материально-ответственными лицами (или в бухгалтерии) раздельно по производственным запасам и товарам в разрезе всех видов ценностей независимо от того, имелось или нет движение за отчетный месяц тех или иных ценностей.

Стоимость ценностей определяется и отражается в ведомости исходя из затрат по цене приобретения, транспортных расходов, надбавок, указанных в расчетных документах поставщиков.

При наличии на предприятии двух и более материально-ответственных лиц, которыми ведется учет ценностей с применением ведомостей по форме № В-2, в бухгалтерии на основе указанных ведомостей составляется ведомость по форме № В-2 для сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по малому предприятию.

Данные об отпуске материалов и товаров в производство и продажу записываются из ведомости по форме № В-2, соответственно, в ведомости по формам № В-З "Учет затрат на производство" или № В-6 "Учет реализации".

Обособленно от товарно-материальных ценностей в ведомости отражается отдельной строкой НДС, уплаченный (причитающийся к уплате) и относимый в дальнейшем на уменьшение платежей в бюджет.

Ведомость учета затрат на производство (В-З)

Ведомость по форме № В-З применяется для аналитического и синтетического учета затрат по производству продукции (выполнению работ, оказанию услуг) и затрат по капитальным вложениям, учитываемых, соответственно, на счетах 20 "Основное производство" и 08 "Вложения во внеоборотные активы". При этом для учета капитальных вложений открывается отдельная ведомость по форме № В-З.

Учет затрат на производство продукции (работ, услуг) организуется по производствам в разрезе выпускаемой продукции (работ, услуг).

По дебету счета 20 "Основное производство" собираются затраты с кредита разных счетов на основании данных, содержащихся в ведомостях (В-2, В-4, В-5 и др.), а также непосредственно из отдельных первичных документов.

В одной ведомости можно вести раздельный учет затрат на производство продукции (работ, услуг) по их видам и на управление производством (накладные расходы). По окончании месяца и подсчета всех затрат (по - графе 11) итоговая сумма затрат на управление может быть распределена по видам произведенной продукции или полностью списана на затраты реализованной продукции, работ и услуг. В первом случае делаются записи в графе 11-сторно по строке "Всего затрат на управление (накладные расходы)" и черным по строкам (объектам) учета затрат произведенной продукции (работ, услуг).

При списании затрат на реализованную продукцию (работы, услуги) они относятся в дебет счета 90 "Продажи" с отражением в графе 16 "Реализовано".
Определяя затраты на законченную производством продукцию (работы, услуги), предприятие выявляет их фактическую себестоимость, которая списывается с кредита счета 20 "Основное производство" в дебет соответствующих счетов по направлениям использования продукции (работ, услуг): на склад - счет 41 "Товары", на реализацию - счет 90 "Продажи" и др.

Затраты, приходящиеся на незаконченную продукцию, числятся на счете 20 в разрезе производств (видов продукции) как незавершенное производство.

Остатки незавершенного производства на начало месяца показываются в ведомости согласно соответствующим данным ведомости по форме № В-З за прошлый месяц, а остаток на конец месяца определяется по актам инвентаризации незавершенного производства или по учетным данным.

Ведомости учета денежных средств и фондов (В-4)

Ведомость по форме № В-4 применяется малым предприятием для учета денежных средств и фондов, учет которых ведется на следующих бухгалтерских счетах: 02 "Амортизация основных средств", 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 80 "Уставный капитал"; 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"; 99 "Прибыли и убытки".

Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляется в общеустановленном порядке.

Записи в ведомость по учету денежных средств операций по расчетному счету и другим счетам в банке производятся на основании выписок банка и приложенных к ним документов. Совершение и оформление операций по расчетному счету производится в порядке, установленном соответствующими нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.

Записи операций по счету 99 "Прибыли и убытки" (учитывая, что операции по использованию прибыли также отражаются на данном счете) следует производить в следующем порядке: сальдо на начало отчетного месяца записывать развернуто, по кредиту счета - сумма прибыли, развернутая по видам, с начала года до отчетного месяца; по дебету - сумма использования прибыли, развернутая по направлениям, с начала года до отчетного месяца.

В таком же порядке записываются операции текущего месяца по образованию финансового результата - по дебету убытки от реализации и расходы от прочих операций, а по кредиту - прибыль от реализации и доходы от прочих операций.
В конце месяца делается запись "Итого" и подсчитывается общий финансовый результат за месяц.

После этого отражаются операции по их видам за месяц по использованию прибыли.

Ведомости учета расчетов и прочих операций (В-5)

Ведомость по форме № В-5 используется для учета операций на счетах бухгалтерского учета, подразделяющихся на субсчета и требующих учета нарастающим итогом остатков средств или задолженности по субсчетам и их ввдам^55 "Специальные счета в банках", 58 "Финансовые вложения", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 66 "Кредиты и другие заемные средства", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Записи в ведомости по учету расчетов с подотчетными лицами и прочими дебиторами и кредиторами ведутся позиционным способом с выведением на конец месяца развернутого сальдо по задолженности малому предприятию - дебету счета и задолженности малого предприятия - кредиту счета по каждому дебитору и кредитору на основании данных первичных документов.

При использовании одного бланка ведомости для отражения операций, учитываемых на нескольких бухгалтерских счетах, на каждый из них в ведомости отводится необходимое количество строк и в графе "Основание" записывается его номер и наименование.

Далее по этой же графе записываются виды задолженности, дебиторы и кредиторы (например: счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", ниже - налог на доходы с физических лиц, налог на прибыль и т. д.), а затем позиционным способом против каждого дебитора и кредитора - сальдо и движение средств по ним за месяц.

По окончании месяца по каждому счету подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту, и выводится сальдо на первое число месяца, следующего за отчетным.

Ведомость учета реализации (В-6 оплата) и учета расчетов и прочих операций (В-6 отгрузка)

Малое предприятие в зависимости от применяемого порядка определения финансового результата для целей налогообложения использует для учета реализованной продукции и расчетов с покупателями разные варианты ведомости по форме № В-6:

при использовании метода начислений - по мере отгрузки (выполнения) покупателям (заказчикам) продукции (работ, услуг) и сдаче платежных документов в учреждение банка - форма № В-6 (отгрузка);

при использовании кассового метода - по мере оплаты расчетных документов покупателем (заказчиком) и поступления средств на расчетный счет- форма № В-6 (оплата).

Статьей 273 НК. РФ установлено, что организации (за исключением банков) могут определять дату получения дохода (осуществления расхода) по кассовому методу, если в среднем за предыдущие четыре квартала сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этих организаций без учета налога на добавленную стоимость не превысила одного миллиона рублей за каждый квартал.

Согласно п. 9 Типовых рекомендаций при отгрузке или отпуске продукции (работ, услуг) покупателю (заказчику) записи в ведомостях производятся позиционным способом по каждому счету (покупателю, виду продукции). В графах "Направлено в продажу продукции (работ, услуг) отчетного месяца" отражается себестоимость отгруженной (отпущенной) продукции (работ, услуг) с кредита счетов учета производственных запасов или затрат на производство и ее стоимости по отпускной цене согласно счету, предъявленному покупателю (заказчику).

А. Ведомость по форме № В-6 (отгрузка). Учет расчетов с покупателями (дебиторской задолженности) по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и учета реализации продукции (работ, услуг) по счету 90 "Продажи" в ведомости по форме № В-6 (отгрузка) совмещен.

Финансовый результат при использовании данной ведомости определяется как разница между данными граф "Направлено в продажу продукции (работ, услуг) отчетного месяца" по отпускным ценам и фактической себестоимости.

Неоплаченная дебиторская задолженность числится в ведомости по отпускным ценам, а в ведомости (шахматной) по форме № В-9 учет расчетов ведется с использованием счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Б. Ведомость по форме № В-6 (оплата). Финансовый результат на малом предприятии, использующем данную ведомость, определяется как разница между данными граф "Оплачено по отпускной цене" и "Оплачено по фактической себестоимости".

В том случае, если фактическая себестоимость реализованной продукции (работ, услуг) подсчитывается не по каждому ее виду (счету), а в целом за месяц, то она определяется как итог суммы фактической себестоимости остатка на начало месяца и отгруженных за текущий месяц, за вычетом фактической себестоимости ценностей и услуг, не оплаченных на конец месяца.

Фактическая себестоимость продукции (работ, услуг), не оплаченной на конец месяца, подсчитывается как произведение ее стоимости по отпускным ценам на процент, определенный как отношение суммы фактической себестоимости продукции (работ, услуг) на начало месяца и отгруженной за месяц к их стоимости по отпускным ценам.

По окончании месяца записи в ведомость (шахматную) по форме № В-9 производятся из данной ведомости только в части стоимости реализованной продукции (работ, услуг) из графы "Оплачено по отпускной цене" (кредит счета 90 "Продажи") ведомости № В-6 (оплата).

Выявленный финансовый результат в ведомости по форме № В-6 (оплата) в графе "Прибыль за месяц" используется для записи в ведомости по форме № В-4 операций по счету 99 "Прибыли и убытки".

Дебетовое сальдо по счету 90 "Реализация" (графа ведомости "Остаток на конец месяца") показывает остаток отгруженной продукции (работ, услуг), не оплаченной покупателями и заказчиками на конец месяца.

Ведомость учета расчетов с поставщиками (В-7)

Ведомость по форме № В-7 применяется для учета расчетов с поставщиками, учитываемых на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Ведомость открывается путем перенесения остатков задолженности предприятия в разрезе счетов поставщиков из ведомости за прошлый месяц.

В ведомость по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" позиционным способом записываются данные счетов поставщиков и подрядчиков за выполненные работы и услуги, а также заполученные материальные ценности.

По дебету счета 60 отражаются операции по оплате счетов поставщиков и подрядчиков (кредит счетов: 51 "Расчетный счет", 55 "Специальные счета в банках" и другие).

Ведомость учета оплаты труда (В-8)

Ведомость по форме № В-8 предназначена для учета расчетов с работниками малого предприятия по оплате труда, учитываемых на счете 70 "Расчеты по оплате труда".

В разделе ведомости "кредит (начислено)" отражаются начисленные состоящим и не состоящим в штате работникам малого предприятия суммы по оплате труда, включая премии за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда, надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные ТК РФ. Оплата труда группируется в ведомости по категориям работников, объектам учета, видам производств.

Одновременно производится расчет всех удержании из начисленных сумм по оплате труда работников в разделе "Дебет (удержано)" в соответствии с действующим законодательством (налога на доходы физических лиц, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетными лицами сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных организаций и других лиц) и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

Ведомость является также платежным документом и предназначена для оформления выдачи заработной платы работникам малого предприятия.

При наличии не выданных работникам малого предприятия сумм по оплате труда (по истечении 3 рабочих дней со дня, установленного дня ее выплаты) в графе этой ведомости "Расписка в получении" делается запись: "Депонировано",- и указанная сумма переносится позиционным способом по каждому работнику в ведомость следующего месяца в графу 4 "Остаток сумм на оплату труда на начало месяца".

При наличии у предприятия работников (в том числе не состоящих в штате малого предприятия) в количестве более 10 человек рекомендуется вести учет начисленных сумм оплаты труда и удержаний из нее в расчетных ведомостях по типовым формам № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" и Т-51 "Расчетная ведомость".

В этом случае свод операций по счету 70 "Расчеты по оплате труда" производится в ведомости по форме № В-8 на основании данных типовых ведомостей.

В ведомости по форме № В-8 также определяются суммы отчислений на социальные нужды (органам государственного социального страхования, Пенсионного фонда, государственным фондам федерального и территориального медицинского страхования и другие) в установленном порядке от сумм оплаты труда работников.

На основании данной ведомости обороты по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию" отражаются по графе "Кредит" ведомости № В-5 и по графе "Дебет" ведомости по форме № В-З "Учет затрат на производство".

Ведомость (шахматная) (В-9)

Учет хозяйственных операций на малом предприятии, применяющем форму учета, основанную на использовании регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, завершается по истечении месяца подсчетом итогов по оборотам в применяемых ведомостях и обязательным переносом их в ведомость (шахматную) по форме № В-9.

Ведомость по форме № В-9 является регистром синтетического учета и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной проверки правильности, произведенных записей по счетам бухгалтерского учета.

Ведомость открывается на каждый месяц и служит для записей данных по дебету и кредиту каждого счета в отдельности.

В ведомости по вертикали располагаются счета в порядке их возрастания, а по горизонтали - в порядке возрастающих номеров ведомостей.

Ведомость по форме № В-9 заполняется сначала путем переноса кредитовых оборотов из применяемых ведомостей (используются данные граф "Корреспондирующий счет") с разноской их в дебет соответствующих счетов.

По завершении разноски подсчитывается сумма дебетового оборота по каждому счету, который должен быть равен дебетовому обороту, отраженному по данному счету в соответствующей ведомости.

Выявленные суммы по дебету каждого счета суммируются, и их общий итог должен быть равен общей сумме оборотов по кредиту счетов.

Дебетовые и кредитовые обороты по каждому применяемому счету переносятся в оборотную ведомость, в которой подсчитывается сальдо по каждому счету по состоянию на первое число следующего за отчетным месяцем.

Схема документооборота упрощенной формы учета: Первичные учетные документы - Ведомости аналитического учета- Ведомости синтетического учета - Кассовая книга - Шахматная ведомость - Оборотная ведомость - Баланс и отчетность

МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА

Эта форма рассматривается в данной работе исключительно для отражения целостной картины, нежели для практического применения. Следует признать, что в условиях повсеместной компьютеризации и повышенных требований к эффективности организации бухгалтерского учета на малых предприятиях она является устаревшей, очень трудоемкой и почти не находит применения на практике. Возможно по этим причинам, она не вошла в список форм бухгалтерского учета, упомянутых Типовыми рекомендациями.

По данным первичных учетных документов составляются мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов по данным операциям, что позволяет упорядочить записи в синтетическом учете.

Мемориальный ордер может также составляться на основе сводного документа, объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, на основании которых составлен мемориальный ордер, обязательно к нему прилагаются.

В настоящее время за каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовых, по расчетным счетам, заработной плате и так далее) лишь один ордер в месяц.

По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером либо его заместителем, а также исполнителем. Ордера регистрируются в регистрационном журнале, который является хронологическим регистром синтетического учета. Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля их сохранности вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов по дебиту и отдельно - по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности, то есть по шахматному принципу. В ней регистрируются только текущие обороты. Сальдо по счетам в ней не выводится.

Главная книга является основой для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. При этом структура Главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости, последняя непосредственно заполняется итогами каждого счета. Значительно облегчает здесь подготовку записей в учетные регистры, особенно регистры синтетического учета, использование накопительных и группировочных ведомостей.

Записи в регистры аналитического учета ведутся непосредственно с документов, подшитых к мемориальным ордерам. Проверка правильности аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

В настоящее время при ведении учета по мемориально-ордерной форме широко используются различные виды вычислительных машин.

Достоинствами мемориально-ордерной формы учета являются:

строгая последовательность учетного процесса;

простота и доступность учетной техники;

широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Наряду с достоинствами, мемориально-ордерная форма имеет и существенные недостатки, к которым можно отнести трудоемкость учета, так как приходится многократно дублировать одни и те же записи, отставание аналитического учета от синтетического, а также то, что формы аналитических регистров не содержат информации, необходимой для контроля, анализа и непосредственного составления отчетности по данным регистров аналитического учета.

ЕДИНАЯ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА / ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА СЧЕТОВОДСТВА ДЛЯ НЕБОЛЬШИХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

При применении указанных форм необходимо учитывать письмо Министерства финансов РФ от 24 июля 1992 г. №59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях", а также соответствующие отраслевые указания, разработанные министерствами и ведомствами для предприятий соответствующих отраслей.

Применение данных форм бухгалтерского учета в полной мере возможно в условиях малых предприятий и широко используется в программных продуктах. Однако данные формы являются все-таки достаточно сложными, поэтому их применение оправдано не на всех малых предприятиях.

Данные формы счетоводства основаны на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В Журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут применяться специальные разработочные таблицы.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В порядке исключения кассовые операции и операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций.

Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.
Во избежание дублирования записи в журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты в корреспонденции с дебетом счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" и 52 "Валютные счета", производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:

записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

применение месячных журналов-ордеров.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Разработчики программных продуктов предлагают своим пользователям, как правило, целый набор регистров бухгалтерского учета, который они могут использовать в своей деятельности. При этом зачастую указанные регистры могут быть либо позаимствованы из различных форм бухгалтерского учета, либо созданы разработчиками программного обеспечения. В этой ситуации бухгалтер организации может самостоятельно определить систему учетных регистров, которая будет использоваться в организации, разумеется, в рамках тех возможностей, которые предоставлены программным комплексом. При этом следует иметь в виду, что система регистров должна охватывать весь спектр бухгалтерских операций, имеющих место в организации.

Весь исторический процесс развития форм счетоводства был направлен на повышение эффективности ручной обработки бухгалтерской информации. И надо признать, что в итоге этого развития были достигнуты значительные результаты. Однако в настоящее время в связи с широким распространением компьютерной техники и автоматизацией обработки бухгалтерской информации наблюдается значительное снижение уровня знаний бухгалтеров о формах учета. В результате стали синонимами не только слова "бухгалтер" и "компьютер", но и "бухгалтер" и "бухгалтерская программа".

На сегодняшний момент у малых предприятий наблюдается тенденция к тому, что для них наиболее важным вопросом является вопрос не о том, как ведется учет, а в какой бухгалтерской программе он осуществляется.

А ведь эффективность работы бухгалтера зависит не от использования компьютера или бухгалтерской программы, а от той формы бухгалтерского учета, которая будет применяться в данной организации. Как показывает практика, счетные ошибки в результате ручной обработки информации не идут ни в какое сравнение с ошибками, возникшими в результате неправильного отражения операции в бухгалтерском учете или учете для целей налогообложения.

Ручная обработка данных позволяет бухгалтеру "чувствовать" цифры, в то время как автоматизированная скрывает весь процесс обработки информации - от ввода данных до вывода отчетных форм, что усложняет восприятие финансово-хозяйственной деятельности организации.

Для малых предприятий, возможно, больше подошли бы не компьютерные программы, а грамотно разработанные регистры бухгалтерского учета, занесенные в файлы Excel. Ведь с применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации. В настоящее время в учетный процесс внедрились средства вычислительной техники, которые позволили автоматизировать рабочее место бухгалтера, в результате чего появилась новая форма бухгалтерского учета, получившая название автоматизированной.

Сейчас разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов.

При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов.

Реализована возможность получения печатной формы созданного документа, формирования проводок путем введения так называемых "типовых операций", в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

однократный ввод учетных данных;

автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерского учета.

КНИГА УЧЕТА ДОХОДОВ И РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ПРИМЕНЯЮЩИХ УПРОЩЕННУЮ СИСТЕМУ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

Данную Книгу могут применять только организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями гл. 26 НК РФ.

В отличие от всех предыдущих форм бухгалтерского учета данная Книга не предполагает отражение хозяйственных операций методом двойной записи. Более того, она даже не рассчитана на отражение всех операций, имевших место в организации. В частности, при выборе в качестве объекта налогообложения доходов расходы в Книге учета доходов и расходов не отражаются (см. следующий раздел).

6. Метод бухгалтерского учета. Документы и формы ведения бухгалтерского учета

Метод бухгалтерского учета – это совокупность способов и приемов получения информации об объектах учета.

Основными способами и приемами являются:

1) документирование, т. е. все сведения о состоянии и измерениях объектов учета должны быть обязательно зарегистрированы документом;

2) оценка всех объектов учета в денежном измерении;

3) отражение информации на счетах бухгалтерского учета (вся информация группируется по признаку однородности экономического содержания и отражается на счетах бухгалтерского учета, содержание которых регламентируется государством);

4) бухгалтерский учет;

5) двойная запись при отражении фактов хозяйственной жизни (каждый факт хозяйственной жизни влияет, как минимум, на два объекта учета и обязательно отражается на двух счетах бухгалтерского учета);

6) инвентаризация. Это прием периодической сверки фактического наличия объектов учета с данными бухгалтерского учета с целью контроля сохранности объектов и достоверности информации);

7) калькуляция. Это способ группировки информации, в первую очередь затрат, а также доходов и других экономических объемных показателей к какому-либо иному объекту учета для получения удельных величин;

8) отчетность. Это способ периодической публикации обобщенной информации по утвержденной государством форме (бухгалтерский баланс т. д.), эта отчетность является публичной и не является предметом коммерческой тайны. Система документов бухгалтерского учета представляет собой комплекс различных форм документации, каждый элемент которого выполняет определенные учетные функции.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным принципам:

1) по уровню агрегирования (обобщения информации) выделяют документы первичного учета, они служат для регистрации объектов учета и фактов хозяйственной жизни, которые, в свою очередь, делятся на:

а) материальные (приходные, расходные накладные, учетные карточки и т. д.);

б) расчетные (оформляются для организации и проведения расчетов между предприятиями – счета, счета-фактуры и т. д.);

в) денежные (оформляются для отражения движения наличных денежных средств – приходные и расходные кассовые ордера и т. д.);

2) учетные регистры, в которые переносится информация из документов первичного учета;

3) Главная книга;

4) бухгалтерский баланс и приложения к нему.

Под формами ведения бухгалтерского учета понимается совокупность документов первичного учета и учетных регистров, которые используются для отражения, систематизации и сводки информации. Условно среди форм бухгалтерского учета принято выделять: простую, журнально-ордерную, компьютерную, смешанную.