Регламентированная отчетность. Бухучет инфо Нет регламентированных отчетов в 1с 8.3

14 октября 2005 года фирма "1С" выпустила новую редакцию 1.5 конфигурации "Бухгалтерия предприятия 8.0"*. Это конфигурация входит в состав программы "1С:Бухгалтерия 8.0", которая становится индустриальным стандартом учетных решений в РФ и странах ближнего зарубежья. В этой статье методисты фирмы "1С" расскажут о некоторых полезных функциях, реализованных в подсистеме подготовки регламентированной отчетности.

Регламентированной отчетностью в "1С:Предприятии 8.0" называют отчетность, форма, порядок заполнения, сроки и порядок представления которых установлены нормативными документами, издаваемыми различными государственными органами. К регламентированной отчетности относятся:

• формы бухгалтерской отчетности;
• налоговые декларации и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов;
• отчетность во внебюджетные социальные фонды;
• формы статистики;
• декларации о производстве и обороте алкогольной продукции;
• различные справки.

Настраиваемый список форм

Работа со списком отчетов выполняется в специальном справочнике "Регламентированная отчетность". Все формы отчетности в списке разбиты на группы - бухгалтерская отчетность, налоговая отчетность и другие (см. рис. 1).

Рис. 1

В состав программы входит большинство форм регламентированной отчетности, которые могут представляться организациями или индивидуальными предпринимателями. Но конкретные организации, конечно же, представляют не весь спектр входящих в программу форм отчетности.

В этом случае существует возможность реорганизовать список для удобной работы с ним: "спрятать" неиспользуемые формы отчетности, расставить формы в списке в нужном порядке, или завести собственную группировку форм отчетности, например, создав группы по срокам представления отчетов.

Журнал отчетов

Подготовленные регламентированные отчеты сохраняются в информационной базе. Такой способ хранения позволяет легко вернуться к ранее подготовленным отчетам для просмотра или для подготовки исправительных отчетов за прошлые отчетные периоды.

Для работы с подготовленными отчетами используется специальный журнал. Для удобства манипулирования многочисленными формами отчетности, в верхней части журнала расположены управляющие элементы для быстрой установки отбора: по организации, отчетному периоду, конкретной форме отчетности, или ИФНС, в которую отчетность представляется. Отборы можно устанавливать как независимо один от другого, так и в различных сочетаниях (см. рис. 2).

Рис. 2

Например, установив отбор по периоду, можно вывести список всех отчетов, представляемых за этот отчетный период, это удобно при составлении текущей отчетности. Если в программе ведется учет от нескольких организации, удобно к отбору по периоду добавить отбор по коду инспекции ФНС: в этом случае "под рукой" у бухгалтера окажутся все отчеты, которые должны представляться в указанную налоговую инспекцию.

В журнале с регламентированными отчетами можно выполнять те же действия, что и в любом другом журнале: открывать уже существующие отчеты для просмотра и редактирования, создавать новые отчеты, помечать ненужные отчеты на удаление.

Автоматический выбор формы отчета

Как известно, формы отчетности периодически изменяются: по мере внесения изменений в законодательство могут быть изменены существующие или введены новые налоговые декларации и другие виды отчетных форм.

Как показывает практика применения программ фирмы "1С", в некоторых случаях у пользователей возникают проблемы определения, в соответствии с каким нормативным актом должна представляться та или иная форма отчетности. Такой вопрос почти всегда встает при представлении исправительных форм отчетности за прошлые периоды или при восстановлении бухгалтерского учета за длительный период. Зачастую и сами бухгалтеры, особенно начинающие, допускают ошибки при представлении отчетности, среди которых одна из самых распространенных - представление расчета по авансовым платежам за налоговый, а не за отчетный период.

В "1С:Бухгалтерии 8.0" реализован удобный сервис, не позволяющий допускать подобные ошибки: автоматическое определение редакции формы отчетности в зависимости от выбранного отчетного периода.

При подготовке регламентированных отчетов, в зависимости от выбранного пользователем отчетного периода, "1С:Бухгалтерии 8.0" автоматически подберет соответствующую редакцию формы: актуальную - для представления текущей отчетности, или устаревшую - для представления исправительной отчетности за прошлые отчетные периоды.

В тех случаях, когда срок ввода формы в действие однозначно не установлен, пользователь может сам указать требуемую форму - для этого в диалоге становится доступной кнопка "Выбрать форму".

Настройка состава отчета

Многие регламентированные отчеты (например, это почти все налоговые декларации) состоят из нескольких разделов. При создании новой формы отчетности пользователю доступны для работы все разделы декларации.

Однако, чаще всего обязательными для представления всеми налогоплательщиками являются только некоторые из них, остальные могут включаться в состав декларации только при определенных условиях, например, при осуществлении организацией определенных операций.

Для удобства работы с декларациями "ненужные" разделы можно "спрятать", используя специальную форму настройки (см. рис. 3).

Рис. 3

Настройку для показа и вывода на печать конкретного раздела можно указывать независимо: например, раздел можно заполнить и "спрятать", но при этом не снимать флажок "Печать", тогда при распечатке декларации он будет обязательно напечатан.

Сервис при подготовке отчетности

При заполнении форм отчетности "1С:Бухгалтерия 8.0" предлагает ряд сервисных механизмов.

Выбор из списка допустимых значений

Некоторые показатели форм отчетности могут быть заполнены только определенными значениями. Как правило, перечень таких значений приводится в инструкции по заполнению формы отчетности или в других нормативных актах, на которые может ссылаться инструкция.

Например, в декларации по налогу на добычу полезных ископаемых в редакции приказа МНС России от 29.12.2003 № БГ-3-21/727 наименование и код добытого полезного ископаемого указываются согласно приложения № 1 к инструкции по заполнению декларации, а код и наименование единицы изменения - по Общероссийскому классификатору единиц измерения.

Кроме этого, обязательные значения для некоторых показателей налоговых деклараций могут устанавливаться не только инструкциями по заполнению, но и по форматам выгрузки данных налоговой и бухгалтерской отчетности в электроном виде, утвержденных ФНС (МНС) России. И хотя представление отчетности в электронном виде сегодня широко распространено, как показывается практика, налогоплательщики обычно не вникают в тонкости форматов выгрузки, полагаясь на программное обеспечение.

В формах регламентированной отчетности "1С:Бухгалтерии 8.0" ввод показателей, для которых предусмотрены конкретные требования по указания значений, выполняется путем выбора требуемого значения из выдаваемого на экран списка. Список открывается автоматически при начале редактирования значения показателя, а пользователю достаточно найти в списке нужную строку и нажать клавишу Enter (см. рис. 4).

Рис. 4

Тем не менее, существует возможность отключения выбора значение из списка и ввод их вручную. Такая возможность может понадобиться при подготовке отчетов по региональным и местным налогам, таким как налог на имущество организаций, транспортный налог, земельный налог и некоторые другие. Нормативными актами могут устанавливаться иные перечни обязательных значений показателей, чем предусмотрено инструкциями по заполнению. В этом случае возможность ввода значений вручную позволит учесть требования местных нормативных актов.

Ввод составных показателей в специальных формах

В некоторых случаях для значения показателя устанавливается не список допустимых значений, а определенный формат указания такого значения. Например, подобные требования приведены в Порядке заполнения декларации по водному налогу в отношении сведений о лицензии на водопользование: серия, номер и вид лицензии необходимо разделять знаком ";". В дополнение к этому, в формате выгрузки данных этой декларации установлено определенное количество символов для каждой из составных частей сведений о лицензии.

Для удобства ввода таких "составных" показателей в "1С:Бухгалтерии 8.0" в нужный момент на экране открываются небольшие диалоги: в отдельных реквизитах такого диалога можно указывать элементы такого составного значения, а программа объединит их в соответствии с требованиями нормативных документов (рис. 5).

Рис. 5

Автоматически расчет итоговых значений

Суть этого режима проста: для показателей, значения которых вычисляются по формулам на основании значений других показателей, этот расчет выполняется автоматически.

Ячейки, которые вычисляются подобным образом, обозначены зеленым цветом.

Данный режим является базовой функцией регламентированной отчетности в "1С:Бухгалтерии 8.0" (как и в предыдущих версиях программы) и не требует от пользователя каких либо дополнительных затрат на его подключение и использование.

Автоматический перенос данных между разделами

При подготовке налоговых деклараций важное значение имеет порядок заполнения разделов декларации. Инструкции по заполнению деклараций, утвержденные соответствующими нормативными документами Минфина России, описывают заполнение разделов декларации в порядке возрастания номеров разделов. Однако, зачастую заполнение разделов декларации целесообразно выполнять в порядке последовательности переноса данных между разделами.

Поясним на простом примере, что имеется в виду.

В инструкции по заполнению декларации по НДС заполнение разделов описано в порядке возрастания их номеров: титульный лист, разделы 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, 3, 4, 5. Однако, после анализа формы декларации и инструкции становится очевидно, что заполняться разделы наиболее эффективно в другом порядке: титульный лист, 3, 2.1, 2.2, 4, 5, 1.1, 1.2. Только при таком порядке заполнения данные из разделов, заполненных раньше, будут автоматически заполнять разделы, стоящие "в очереди" после них.

Специалистами фирмы "1С" были проанализированы инструкции по подготовке всех налоговых деклараций, и для каждой декларации определена последовательность подготовки разделов, оптимальная с точки зрения переноса данных из одного раздела в другой. Порядок подготовки разделов декларации описан в пользовательском описании к декларации.

Поэтому мы рекомендуем пользователям, прежде чем приступать к подготовке декларации, внимательно ознакомиться с описанием. Помимо порядка подготовки разделов декларации, в описании содержатся описание особенностей заполнения некоторых разделов, не столь очевидно следующие из инструкции по заполнению, а также общие указания по работе с регламентированными отчетами: порядок ввода данных в отчет, сохранения и восстановления, печати, выгрузки данных отчетности в электронном виде.

Автоматическое заполнение титульных листов и шапок форм отчетности

Подготовка любых форм отчетности начинается с заполнения титульного листа (или шапки) информацией об отчитывающейся организации или индивидуальном предпринимателе. Заполнение этой информации вручную для многочисленных отчетных форм может занять значительное время. Поэтому в "1С:Бухгалтерии 8.0" вся информация о налогоплательщике вводиться в справочник "Организации", откуда уже она извлекается при подготовке регламентированных отчетов и используется для заполнения титульных листов.

Правильность составления отчетности заверяется подписями ответственных лиц организации - директора и главного бухгалтера, или индивидуального предпринимателя. Для большинства налоговых деклараций в расшифровке подписей ответственных лиц указывается также и ИНН. В том случае, если ИНН по каким либо причинам отсутствует, необходимо для каждого ответственного лица заполнить вторую страницу титульного листа и указать различные сведения о физическом лице: реквизиты документа, удостоверяющего личность; адрес места жительства и др.

В "1С:Бухгалтерии 8.0" такие страницы создаются автоматически, если при вводе новой налоговой декларации обнаружится, что у ответственных лиц организации не указан ИНН. Если сведения об ответственном лице указаны в справочнике "Физические лица", они будет автоматически подставлены в листы со сведениями о физических лицах.

Технологический анализ бухгалтерского учета

Для правильного составления бухгалтерской отчетности должен быть выполнен ряд условий: выполнен пересчет валютных остатков, закрыты определенные счета плана счетов и др. Однако, при ведении учета в компьютерной программе могут возникать специфические ошибки, которые сложно найти при текущей учетной работе, но которые могут привести к неправильному составлению отчетности, например: отрицательное дебетовое сальдо на активных счетах и отрицательное кредитовое сальдо на пассивных счетах, в рублях и валюте; отрицательный количественный остаток, наличие остатков в рублях при отсутствии остатков в количестве, и наоборот; и так далее. Поиск таких ошибок может отнять много времени.

В "1С:Бухгалтерии 8.0" существует режим анализа бухгалтерского учета, основная задача которого - поиск подобных ошибок и предупреждение о них бухгалтера. При анализе проверяется отсутствие как технических, так и методологических ошибок, например, наличие проводок с недопустимой корреспонденцией счетов.

Помимо начальной настройки, существует возможность описания собственных условий контроля.

Управление автоматическим заполнением форм отчетности

Формы регламентированной отчетности в "1С:Бухгалтерии 8.0" имеют возможность автоматического заполнения по данным информационной базы: если пользователь программы аккуратно вел учет в течение отчетного периода, составление отчетности не займет много времени.

Для тех показателей отчетов, которые заполняются автоматически, существует возможность управления порядком заполнения.

Пользователь может откорректировать автоматически заполненную цифру, тогда сумма корректировки будет сохранена, и при последующих заполнениях корректировка будет применяться автоматически.

Также можно совсем отключить автоматическое заполнение показателя и ввести его значение вручную. В обоих случаях можно прокомментировать внесенные изменения, чтобы вспомнить в последующем, зачем они были сделаны (см. рис. 6).

Рис. 6

Расшифровка заполнения показателей отчетности

В формах бухгалтерской отчетности (баланс и приложения к нему), наряду с автоматически заполнением, реализован удобный механизм расшифровки алгоритма заполнения показателей: для выбранного показателя можно вывести таблицу, в которой будет показано, из остатков и оборотов по каким счетам состоит значение этого показателя (см. рис. 7).

Рис. 7

Для более глубокого анализа, для каждой составляющей можно вызвать один из стандартных бухгалтерских отчетов - оборотно-сальдовую ведомость или анализ счета, чтобы посмотреть историю хозяйственных операций по выбранному счету. Механизм расшифровки удобен для поиска ошибок в учете, препятствующих составлению отчетности.

Печать регламентированных отчетов

Программа "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит функционально насыщенные, но в то же время простые в использовании средства формирования печатных форм регламентированных отчетов.

Наиболее наглядно это можно показать на примере формирования печатных форм налоговых деклараций.

После того, как все необходимые разделы декларации подготовлены, печать выполняется нажатием соответствующей кнопки в нижней командной панели отчета.

Можно выбрать один из режимов печати:

• печатать сразу все листы. В этом случае все листы декларации распечатаются на принтере без предварительного показа;
• показать бланки всех листов. Листы декларации будут выведены в форму предварительного просмотра.

И при показе, и при печати сразу всех листов деклараций выполняется автоматическая разбивка на отдельные листы многострочных разделов деклараций, подсчитывается общее количество листов декларации, которое указывается на титульном листе, и на каждом листе автоматически проставляется номер листа.

В форме предварительного просмотра печатных листов можно отметить те листы, которые необходимо печатать (этим удобно пользователь при повторной распечатке отдельных листов отчетов) или расставить печатные листы в требуемом порядке, например, в обратном.

После просмотра полученного результата нажатием на кнопку "Печать" декларация выводится на принтер.

Выгрузка данных в электронном виде

В настоящее время широкое распространение получила практика представления отчетности в налоговые органы в электронном виде. Программа "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит режим выгрузки данных бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде по форматам, утвержденным ФНС (МНС) России. Перед тем, как использовать эту возможность, необходимо уточнить в вашей налоговой инспекции - принимают ли отчетность в электронном виде, и узнать порядок представления такой отчетности. Выгрузка может выполняться как для отдельного отчета, так и для группы отчетов, например, можно выгрузить сразу всю квартальную отчетность (см. рис. 8).

Рис. 8

В процессе выполнения выгрузки будет проверяться правильность заполнения показателей, в соответствии с требованиями формата выгрузки.

Если в процессе формирования данных декларации в электронном виде будут обнаружены ошибки, в окно сообщений будет выдано сообщение, а в нижней части окна программы "1С:Бухгалтерия 8.0" будет выдано окно навигации по ошибкам выгрузки. Щелкая мышью по сообщениям об ошибках в этом окне, можно сразу перейти к ошибочному показателю отчета для исправления. После исправления ошибок отчетность можно выгрузить еще раз. Когда выгрузка пройдет без ошибок, результаты выгрузки можно сохранить на магнитный носитель.

Заключение

В этой статье мы постарались кратко описать основные возможности, которые предоставляет бухгалтерам программа "1С:Бухгалтерия 8.0" в части подготовки регламентированной отчетности.

Подытоживая сказанное, сформулируем основные преимущества составления регламентированной отчетности в "1С:Бухгалтерии 8.0" по сравнению с "1С:Бухгалтерией 7.7":

• возможность подготовки нескольких вариантов любого отчета;
• автоматический выбор формы, соответствующей отчетному периоду - нельзя подготовить недействующую (уже или еще) форму;
• поддерживаются не только текущие формы отчетности, но и все формы, действующие в предыдущих отчетных периодах;
• лучше и нагляднее работа с многостраничными разделами: гибкое управление заполнением каждой ячейки, комментарии, автоматическая разбивка на страницы А4;
• форма упрнаглядное интерактивное представление результатов контроля заполнения форм при формировании файлов выгрузки;авления печатью - такого нет ни у кого;
• более мощный механизм расшифровки показателей;
• доработана форма журнала отчетов: расширен состав "быстрых" критериев отбора.

Надеемся, что с помощью "1С:Бухгалтерии 8.0" каждый бухгалтер откроет для себя что-то новое в этой на первый взгляд рутинной работе.

1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель Бойко Эльвира Викторовна

10.3. Регламентированная отчетность

Предприятие обязано периодически формировать регламентированную отчетность – комплекты отчетов, порядок заполнения которых устанавливается нормативными документами. Конфигурация максимально облегчает решение этой задачи.

Регламентированные отчеты предназначены для передачи в контролирующие инстанции, в том числе в электронном виде. Для каждого нового квартала фирмой 1С создаются новые формы этих отчетов, которые распространяются среди зарегистрированных пользователей бесплатно.

К регламентированной отчетности относятся:

Бухгалтерская отчетность;

Налоговые декларации и расчеты;

Отчеты в социальные внебюджетные фонды;

Статистическая отчетность;

Справки, представляемые в налоговые органы;

Декларации о производстве и обороте алкогольной продукции.

Для доступа к регламентированным отчетам можно использовать форму или форму справочника регламентированных отчетов. Причем форма «Регламентированная и финансовая отчетность» больше ориентирована на работу по формированию готовых отчетов, а форма справочника – на настройку списка отчетов. Процедуру заполнения регламентированного отчета можно запустить из любой формы.

Для управления процессом заполнения регламентированного отчета используется диалоговая область, располагающаяся в верхней части его экранной формы.

Заполненный бланк отчета частично доступен для редактирования. Доступность отдельных ячеек бланка демонстрируется цветом их фона. Часть ячеек окрашена в белый цвет – такие ячейки для редактирования недоступны. Ячейки, окрашенные в желтый цвет, рассчитаны на то, что пользователь сможет ввести в них информацию. А данные ячеек зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных других ячеек, в том числе заполняемых пользователем.

В бухгалтерских регламентированных отчетах предусмотрен механизма расшифровки, благодаря которому можно посмотреть алгоритм вычисления показателя или вызвать стандартный бухгалтерский отчет для более детального анализа.

Разная окраска ячеек ячейки облегчает интерактивную работу пользователя с отчетом. Но при подготовке отчета к печати все ячейки бланка окрасятся белым цветом.

Те регламентированные отчеты, для которых такая возможность предусмотрена нормативными документами, могут быть выгружены в электронном виде.

Состав регламентированной отчетности

В «1С:Бухгалтерию 8.0» включены следующие регламентированные отчеты:

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерский баланс (форма № 1)

Отчет о прибылях и убытках (форма № 2)

Отчет об изменениях капитала (форма № 3)

Отчет о движении денежных средств (форма № 4)

Приложение к балансу (форма № 5)

Отчет о целевом использовании полученных средств (форма № 6)

Расчет чистых активов

Налоговая отчетность

Налоговая декларация по ЕСН

Заявление о предполагаемом доходе, подлежащем обложению ЕСН

Декларация о предполагаемом доходе, подлежащем обложению ЕСН

Авансовые платежи по ЕСН

Сводная карточка учета сумм ЕСН

Декларация по страховым взносам обязательного пенсионного страхования (ОПС)

Авансовые платежи по ОПС

Сводная карточка учета сумм страховых взносов ОПС

Налоговая декларация по НДС

Налоговая декларация по НДС по ставке 0%

Налоговая декларация по налогу на прибыль

Налоговая декларация по налогу на прибыль при разделе продукции

Налоговая декларация о доходах за пределами РФ

Налоговая декларация по налогу на имущество

Налоговая декларация по земельному налогу

Авансовые платежи по земельному налогу

Налоговая декларация по акцизам (приложение 1)

Налоговая декларация по акцизам на алкогольную продукцию

Налоговая декларация по акцизам на нефтепродукты

Налоговая декларация по акцизам на минеральное сырье (природный газ)

Налоговая декларация по акцизам на табачные изделия

Налоговая декларация по налогу на игорный бизнес

Налоговая декларация по УСН

Налоговая декларация по ЕНВД

Налоговая декларация по единому сельскохозяйственному налогу

Налоговая декларация по транспортному налогу

Авансовые платежи по транспортному налогу

Налоговая декларация по налогу на добычу полезных ископаемых

Расчет регулярных платежей за пользование недрами

Налоговая декларация по водному налогу

Расчет по оплате за воду

Налоговая декларация по косвенным налогам при ввозе товаров из Беларуси

Заявление о ввозе товаров (из Беларуси) и уплате косвенных налогов

Налоговый расчет о доходах, выплаченных иностранным организациям

Сведения о сборах за пользование объектами водных биоресурсов

Сведения о сборах за пользование объектами животного мира

Расчет платы за загрязнение окружающей среды

Налоговая отчетность иностранных организаций

Налоговая декларация по налогу на прибыль иностранной организации

Отчет о деятельности иностранной организации в РФ

Отчетность по физическим лицам

Сведения о доходах физических лиц (реестр форм 2-НДФЛ)

Индивидуальная карточка учета сумм ЕСН

Передача форм СЗВ-4

Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства АДВ-2, АДВ-3

Анкета застрахованного лица АДВ-1

Индивидуальная карточка учета сумм страховых взносов ОПС

Отчетность в фонды

Форма 4-ФСС

Форма 4а-ФСС

Отчет об использовании страховых взносов по производственному травматизму

Форма № 1-квотирование (Москва)

Статистическая отчетность

Форма П-1

Форма П-2

Форма П-2 (Краткая)

Форма П-3

Форма П-4

Форма П-5 (м)

Справки

Сведения о счетах в иностранной валюте

Сведения о рублевых счетах

Перечень предприятий-дебиторов

Перечень предприятий-кредиторов

Справка о дебиторской задолженности

Справка о кредиторской задолженности

Приложение к справке о кредиторской задолженности

Декларирование производства и оборота алкогольной продукции

Производство и оборот этилового спирта

Использование этилового спирта

Производство и оборот алкогольной продукции

Использование виноматериалов

Оборот спирта и алкогольной продукции

Поставки спирта и алкогольной продукции

Поступление спирта и виноматериалов

Работа со списком отчетов

Для настройки списка регламентированных отчетов можно использовать справочник регламентированных отчетов, открываемый из формы «Регламентированная и финансовая отчетность» .

В справочнике представлен список регламентированных отчетов. Все отчеты распределены по группам отчетности (бухгалтерская, налоговая, статистическая и др.). Первоначально в список включены все отчеты, входящие в поставку программного продукта. Добавление, удаление и перемещение групп отчетов и отдельных отчетов в справочнике выполняется обычным для справочников системы «1С:Предприятие 8.0» образом. Отчеты и группы отчетов можно расставлять по вкусу пользователя. Отчеты можно переносить их группы в группу. А если предприятие вообще не представляет какие-либо формы отчетности, то их можно убрать из списка, нажав кнопку «Скрыть» . Для показа ранее скрытых форм отчетности в списке предназначена кнопка «Восстановить» .

Нажатие кнопки «Обновить» восстанавливает список отчетов в первоначальном виде. Это может понадобиться при обновлении конфигурации и при добавлении новых форм отчетности.

В список можно добавить новый отчет, который не предусмотрен в типовой конфигурации и был разработан силами партнеров или собственных специалистов. Такой отчет оформляется файлом внешней обработки.

Результаты изменения списка отчетов будут отображаться в форме «Регламентированная и финансовая отчетность».

Формирование регламентированных отчетов

В начале процедуры формирования регламентированного отчета открывается стартовая форма.

Стартовая форма предназначена для выбора организации и периода формирования регламентированного отчета, а так же для автоматического определения формы регламентированного отчета, соответствующей выбранному периоду. Кроме того, если регламентированный отчет может быть составлен по разным формам, в стартовой форме становится доступной кнопка «Выбрать форму» . Такая возможность может быть полезна в случае, когда период ввода формы в действие однозначно не установлен и контролирующий орган требует представить не последнюю редакцию формы отчетности.

После нажатия на кнопку «ОК» стартовой формы будет открыта выбранная форма регламентированного отчета.

Форма регламентированного отчета

Форма содержит бланк отчета, выше и ниже которого располагается область диалога формирования отчета. Если здесь указать организацию, уточнить другие параметры и нажать на кнопку «Заполнить» , то система заполнит бланк данными, полученными из информационной базы и рассчитанными на их основании.

Бланк отчета содержит ячейки разного цвета. Ячейки с белым фоном представляют собой аналог элементов бумажного бланка отчета, напечатанных типографским способом – соответственно данные в этих ячейках не могут корректироваться пользователем. Ячейки с другим цветом фона заполняются системой или пользователем, но при этом:

Ячейки с желтым фоном можно заполнять вручную;

Ячейки со светло-зеленым фоном заполняются системой, но их данные также можно корректировать;

Ячейки с зеленым фоном вычисляются автоматически на основе данных, введенный в другие ячейки, для коррекции они недоступны; то есть при коррекции данных в светло-зеленых ячейках данные в зеленых ячейках будут пересчитываться автоматически.

Пользователь может частично изменить порядок заполнения отчета. В бланке отчета можно вручную изменить свойства любой светло-зеленой ячейки, выбрав один из следующих вариантов:

? не заполнять автоматически – в этом случае при повторном формировании отчета данная ячейка будет оставаться пустой;

? заполнять автоматически с корректировкой – в этом случае ячейка заполняется совместно системой и пользователем: система рассчитывает свое значение по данным информационной базы, пользователь добавляет свое значение корректировки, а в самой ячейке отображается сумма этих двух значений;

? заполнять только автоматически и вручную не корректировать – исходное состояние светло-зеленой ячейки.

Для заполнения отдельных ячеек отчета система предоставляет пользователю эффективный механизм подбора значения из списка. Двойным щелчком по такой ячейке пользователь может вызвать список предопределенных значений.

Из этого списка можно выбрать значение для подстановки в ячейку (или область соседних ячеек).

Можно добавлять и, наоборот, удалять строки бланка отчета. При этом система проследит за размещением данных на печатных страницах и при необходимости автоматически добавит страницу формата А4.

Многостраничные отчеты

Если регламентированный отчет состоит из нескольких разделов, то его форма будет содержать соответствующие закладки. Пользователю предоставляется возможность дополнительных настроек такого отчета, например, можно отключить отображение в форме некоторых закладок.

Для некоторых разделов может быть предусмотрена возможность добавления комплекта страниц целиком – в тех случаях, когда это может понадобиться пользователю и не противоречит нормативным документам. Для реализации этой возможности предназначена кнопка «Добавить» в нижней части формы.

Печать регламентированных отчетов

Для печати отчета используется кнопка «Печать» , располагающаяся в нижней части формы регламентированного отчета. При ее нажатии из выпадающего меню можно выбрать одно из следующих действий:

? «Печатать сразу» – печать отчета сразу на принтере, без предварительного просмотра.

? «Показать бланк» – вывод отчета в виде подготовленной печатной формы с целью предварительного просмотра и редактирования.

При выборе пункта «Показать бланк» на экран компьютера пользователя будет выведено окно предварительного просмотра печатной формы отчета.

При подготовке печатной формы система автоматически разбивает отчет на страницы и нумерует их, а также убирает цветовые выделения ячеек. Печатная форма отчета доступна для просмотра по отдельным листам.

С помощью области диалога, располагающейся слева от области бланка, можно управлять просмотром листов. Кроме того, в области диалога можно отметить листы отчета, которые предполагается выводить на печать (предварительно системой будут отмечены все листы). Можно указать количество печатаемых копий, изменить порядок вывода листов на печать.

На стадии предварительного просмотра можно отредактировать сформированный отчет и сохранить на диске файлы отмеченных листов отчета – с помощью кнопки «Сохранить» внизу формы. Но для хранения сформированных отчетов удобнее использовать журнал регламентированных отчетов.

Регламентированная отчетность в электронном виде

Нормативные документы предусматривают возможность представления бухгалтерской и налоговой отчетности как в бумажном, так и в электронном виде.

Для формирования отчетности в электронном виде в верхней части формы регламентированного отчета располагается кнопка «Выгрузить» .

По нажатию на кнопку «Выгрузить» система проверит подготовленный отчет на полноту заполнения и корректность в соответствии с требованиями нормативных документов. При несоблюдении каких-либо требований система выведет на экран соответствующие сообщения и предложит воспользоваться эффективным механизмом навигации по ошибкам.

Специальное окно навигации содержит список ошибок, после исправления которых можно попробовать выгрузить отчет заново. В случае положительного результата проверки система предложит пользователю выбрать место для сохранения файла отчета.

Для некоторых отчетов может быть предусмотрено несколько разных форматов файла. Формат файла выбирается системой автоматически, но его можно изменить с помощью кнопки «Формат выгрузки» .

Отчетность по физическим лицам

Активно работающему предприятию приходится заполнять особенно большие объемы регламентированной отчетности по физическим лицам, чтобы предоставлять их органам налоговой службы и Пенсионного фонда.

Конфигурация максимально облегчает процедуру заполнения комплектов отчетности по физическим лицам как в бумажном, так и в электронном виде. Выходные комплекты формируются непосредственно из экранной формы регламентированного отчета.

Сохранение и повторное использование регламентированных отчетов

С заполненным регламентированным отчетом можно обращаться как с табличным документом системы «1С:Предприятие 8.0»: его можно отредактировать как отдельный табличный документ и сохранить на диске в виде файлов. Но гораздо удобнее однажды сформированные регламентированные отчеты хранить непосредственно в информационной базе.

Если после формирования регламентированного отчета нажать в нижней части его формы кнопку «Записать» , то отчет сохранится в журнале регламентированных отчетов.

С журналом регламентированных отчетов можно работать как с обычным журналом документов системы «1С:Предприятие 8.0». В журнале отображается список всех ранее сформированных и сохраненных отчетов, причем если в журнале хранится слишком большое количество отчетов, то для удобства просмотра можно установить отбор по виду отчета и по периоду. Из журнала можно открыть любой ранее сформированный отчет, внести в него изменения и заново сохранить с уже внесенными изменениями. Причем если форма регламентированного отчета со временем изменилась, то отчет будет открываться в соответствующей «старой» форме.

Можно повторно распечатать отчет, выгрузить его в электронном виде, можно удалить старые или неправильно заполненные отчеты.

Формы регламентированной отчетности периодически изменяются решениями государственных органов. Фирма «1С» отслеживает эти изменения и предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется эффективный штатный механизм обновления конфигурации.

ОТЧЕТНОСТЬ Здесь я вообще бы поговорил о регламентах. Но, поскольку эта тема, как и все прочие, по своему объему и важности выходит далеко за рамки настоящей книжки, я ограничусь, как обычно, кое-какими мыслями, зарисовками и набросками.Велико было мое желание понять, как же